2_2024 Granskning enskild basenhet ambulanssjukvården

Sammanfattande analys

Granskningen visar på brister i följsamhet till administrativa regler hos ambulans-
sjukvården Västerbotten. Inom området för ekonomiadministration, patientsäker-
het och arbetsmiljö identifieras brister inom flera delområden. Basenheten följer i
huvudsak regler inom verksamhets- och ekonomistyrning, vilket är positivt. I
granskningen har vi dock identifierat följande brister inom områdena ekonomiad-
ministration, patientsäkerhet och arbetsmiljö:

•

Behörigheter till regionens journalsystem var inte avslutade för de 4 perso-
ner som avslutat sin anställning på basenheten och haft behörighet i Para-
tus.

•

Behörigheter att attestera i personal- och lönesystem var inte avslutade för
4 tidigare anställda personer.

•

Beslutade attesträttigheter överensstämde inte med registrerade attest-
rättigheter i två fall.

•

24 av 36 lönelistor var inte utskrivna och därmed inte signerade. 12 lönelis-
tor var utskrivna och signerade i efterhand efter förfrågan.

•

53 procent av fakturorna saknade korrekt underlag i form av syfte eller del-
tagare. 7 fakturor var felkonterade. 4 fakturor hade attesterats av samma
person som fakturan avsåg.

•

11,7 procent av verksamhetens leverantörsfakturor var betalda efter för-
fallodatum. För hela regionen under samma period var 6,2 procent av fak-
turorna betalade efter förfallodatum.

•

Hälften av de granskade friskvårdsbidragen saknade fullständigt underlag.

•

Aktuell registerförteckning saknades på basenheten.

•

Månatliga loggkontroller för att kontrollera att obehöriga inte läste i jour-
naler var inte genomförda.

•

Under granskningsperioden hade basenheten i snitt 1,22 procent osigne-
rade anteckningar som översteg tidsgränsen på 14 dagar. Det var bättre än
snittet för regionens sjukvårdsverksamheter som var 4 % under jan-april
2024.

•

Åtgärdskort för beredskapsnivåer saknades.

•

Pärm för strategiskt brandskyddsarbete saknades på 11 av 12 lokaler.

•

Egenkontroll av brandskydd var inte utfört.

•

Skyddsombud saknades för 3 av 9 skyddsområden.

•

Det framgår inte av protokoll om Verksamhetsplanen har samverkats i
verksamhetens samverkansgrupp (VSG).

Rekommendation

Vi rekommenderar hälso- och sjukvårdsnämnden att:

•

Säkerställa att Ambulanssjukvården Västerbotten åtgärdar identifierade
brister.

•

Stärk den interna kontrollen inom områden där vi identifierat brister i
denna granskning.

Jämförelse med andra basenheter

Resultat av granskningen har jämförts med tidigare granskningar av barn -och ung-
domscentrum (REV 10-2023) och kirurgcentrum (REV 54-2023), se bilaga 1. Det
granskningarna visar är att samtliga basenheter framför allt har brister inom det
ekonomiadministrativa området. Brister återfinns även delvis i patientsäkerhetsar-
bete och arbetsmiljöområdet. Basenheterna uppfyller i huvudsak de regler som
gäller för verksamhets- och ekonomistyrning.

Bakgrund

Revisorernas riskanalys för år 2024 visade att det fanns ett fortsatt behov av att
granska basenheters följsamhet till administrativa regler. Tidigare har barn -och
ungdomscentrum (REV 10-2023) samt kirurgcentrum (REV 54-2023) granskats.
Granskningarna visade att det fanns flera brister i följsamhet till regler inom det ad-
ministrativa området. Revisorerna beslutade i november 2023 att ytterligare en ba-
senhet skulle granskas

Granskningens genomförande

Syfte och revisionsfrågor

Syftet med granskningen är att bedöma om hälso- och sjukvårdsnämnden säker-
ställt att Ambulanssjukvården Västerbotten följer regler och rutiner inom det ad-
ministrativa området. Ambulanssjukvården Västerbotten är en länsövergripande
basenhet inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen

med cirka 150 medarbetare.

Verksamheten ansvarar för omhändertagandet av akut sjuka eller skadade patien-
ter i hemmet, på skadeplats och under transport till sjukhus. Verksamheten ansva-
rar även för transporter som kräver speciell sjukvård. Verksamheten består av 14
ambulansstationer i länet.

För att svara på syftet ska vi besvara följande revisionsfrågor:

•

Har Ambulanssjukvården Västerbotten följt regler som gäller verksamhets-
och ekonomistyrning?

•

Har Ambulanssjukvården Västerbotten följt ekonomiadministrativa regler?

•

Har Ambulanssjukvården Västerbotten följt regler som gäller patientsäker-
hetsarbetet?

•

Har Ambulanssjukvården Västerbotten följt regler som gäller arbetsmiljö?

Revisionsfrågorna har brutits ned till delfrågor i ett granskningsprogram.

Ansvarig nämnd samt avgränsningar

Granskningen är avgränsad till år 2024. Det finns en stor mängd regler i form av an-
visningar, riktlinjer och rutiner etc. inom regionen. Vi har avgränsat oss till ett urval
regler som alla verksamheter inom regionen ska följa. De regler vi kontrollerar är
avgränsade till följande områden:

•

Verksamhetsstyrning och ekonomistyrning.

•

Ekonomiadministration.

•

Arbetsmiljö.

•

Patientsäkerhet.

Granskningen avser inte att mäta vårdens kvalitet.

Granskningens revisionskriterier

Revisionskriterierna utgör de bedömningsgrunder som bildar underlag för gransk-
ningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier för denna gransk-
ning är:

•

Kommunallagen 6 kap. 6 §

som anger att nämnderna ska bedriva sin verk-

samhet enligt lagstiftning, fullmäktiges beslut och på ett i övrigt tillfreds-
ställande sätt. Nämnderna ska också ha en tillräcklig intern kontroll.

•

Regionfullmäktiges reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnden

som fast-

ställer nämndens ansvarsområden och att nämnden ska säkerställa att
verksamheten bedrivs i enlighet med lag och av fullmäktige beslutade mål
och riktlinjer. Nämnden ska även se till att det finns ändamålsenliga intern-
kontrollsystem.

•

Regionstyrelsens planeringsansvisningar för verksamhetsplanering och
budgetarbete

som utformar nämndens berednings- och beslutsprocess för

planering, budget och uppföljning.

•

Hälso- och sjukvårdsnämndens budget

som fastställer de ekonomiska ra-

marna för verksamheten.

•

Regionens regler och rutiner

för verksamhetsstyrning, ekonomistyrning,

administration och patientsäkerhet.

•

Den

delegations- och vidaredelegationsordning

som hälso- och sjukvårds-

nämnden respektive förvaltningschef beslutat om och som anger vilka be-
slut som har delegerats.

Metod

Granskningen är genomförd med stöd av revisionskontorets granskningsprogram
för granskning av enskild basenhet. I granskningsprogrammet har de övergripande
revisionsfrågorna brutits ner i ett antal kontrollfrågor. Vi redovisar svaren på kon-
trollfrågorna i avsnittet granskningens resultat.

Granskningen är genomförd av sakkunniga på revisionskontoret. Olov Andersson
har varit projektledare.

De metoder som vi har använt i granskningen är dokumentanalys och stickprov. I
samband med insamling av underlag har vi haft avstämning med klinikadministra-
tör. Vi har även besökt basenheten för genomgång kring revisionsfrågorna.

De delområden som har granskats med hjälp av stickprov är: Signering av lönelis-
tor, hantering av fakturor, hantering av reseräkningar, hantering av friskvårdsbi-
drag och signering av journaler.

Dokumentanalys av planer och rutiner

Granskningen bygger på dokumentanalys av följande dokument:

Basenhetens verksamhetsplan.

Basenhetens arbetsmiljöplan.

Basenhetens patientsäkerhetsberättelse och patientsäkerhetsplan.

Basenhetens månads- och delårsrapporter.

Basenhetens skriftliga fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Protokoll från sammanträde med Ambulanssjukvården Västerbottens sam-
verkansgrupp (VSG), daterat 2023-12-15 och 2024-01-02

Protokoll från sammanträde med Ambulanssjukvården Västerbottens led-
ningsgrupp, daterade 2024-01-23, 2024-02-21, 2024-03-20.

Stickprovskontroll inom vissa delområden

Vi har genomfört stickprovskontroller i syfte att kontrollera efterlevnaden av ruti-
ner inom nedan områden

Kontroll av hantering av anställdas reseräkningar och friskvårdsbidrag

För perioden 2024-01 - 2024-03 fanns utlägg för 10 reseräkningar och 22 frisk-
vårdsbidrag. Vi har kontrollerat samtliga poster och begärt ut underlag för att sä-
kerställa att underlagen verifierar utlägget samt är i enlighet med regionens ruti-
ner. Vi har även kontrollerat att friskvårdsbidrag inte beviljats medarbetare som re-
dan nyttjat friskvårdstimme under år 2024.

Kontroll av hantering och kontering av fakturor

Vi har kontrollerat alla fakturor konterade som resekostnad under perioden 2024-
01-2024-03. För perioden fanns totalt 55 fakturor. Vi har kontrollerat att fakturor
är korrekt konterade, att verifikaten uppfyller kraven enligt regionens kontoplan
samt att fakturor har beslutattesterats av behörig chef.

Kontroll av betalning av fakturor

Vi har kontrollerat om basenheten betalat sina leverantörsfakturor i tid. Vi har be-
gärt ut en sammanställning över basenhetens samtliga leverantörsfakturor för peri-
oden 2024-01 - 2024-03. Sammanställningen redovisar betaldatum och förfallo-
datum för samtliga fakturor. Data för regionens fakturor har också begärts ut för
jämförelse. För regionen är det borträknat fakturor från en optiker som glömt fak-
turera 682 stycken fakturor med förfallodatum under 2020,2021 och 2022, då
dessa fakturor påverkar statistiken ifall de räknas med.

Kontroll av signering av lönelistor

För perioden 2024-01 - 2024-03 fanns totalt 36 lönelistor för basenheten. 12 löne-
listor har granskats från Lycksele, Storuman, Vilhelmina och Åsele. 24 lönelistor
saknades från Ambulans VB Ledning, Umeå, Vindeln, Nordmaling, Vännäs, Skellef-
teå, Robertsfors, Ambulansflyg och har därmed inte kontrollerats. Kontrollen om-
fattade samtliga lönelistor. Vi har kontrollerat om lönelistorna var korrekt signe-
rade.

Kontroll av signering av journaler

Vi har kontrollerat antalet journalanteckningar som inte klarade regionens tids-
gräns på 14 dagar under perioden 2024-01 - 2024-03.

Stickprovskontroll av behörigheter i Visma och Paratus

Vi har kontrollerat om basenhetens chefer hade säkerställt att behörigheter i per-
sonalsystemet Visma och journalsystemet Paratus blivit avslutade för anställningar
som upphört under år 2024.

Personalsystemet Visma hanterar bland annat anställningar och löner. Vi begärde
ut en lista från IT-ansvarig med namn på de personer som hade attestbehörighet
för Ambulanssjukvården Västerbottens i Visma 2024-04-08. Därefter har vi kon-
trollerat om personerna med attestbehörighet i Visma var anställda hos Ambulans-
sjukvården Västerbotten vid tidpunkten som listan skrevs ut.

Paratus är det patientjournalsystem som används inom ambulanssjukvården. Vi har
med hjälp av en rapport i Visma sammanställt vilka personer som helt avslutat sin
anställning på basenheten. Därefter kontrollerades med hjälp av IT om de personer
som inte längre hade anställning på basenheten fortfarande hade behörigheter i
journalsystemet.

Rapporten är kvalitetssäkrad

Rapporten är kvalitetssäkrad genom att den granskats av sakkunnig på revisions-
kontoret samt av revisionsdirektören. Företrädare för Ambulanssjukvården Väster-
botten har fått möjlighet att lämna synpunkter på rapportens innehåll.

Granskningens resultat

Verksamhetsstyrning och ekonomistyrning

Tabellen nedan visar Ambulanssjukvården Västerbottens följsamhet till regler för
verksamhets- och ekonomistyrning. Granskningen har utgått från sju

kontrollfrå-

gor.

Tabell 1. Följsamhet till regler som gäller verksamhets- och ekonomistyrning

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

Har verksamheten en beslutad
verksamhetsplan?

Finns i det digitala ledningsverkty-
get Stratsys

Innehåller verksamhetsplanen
aktiviteter som utgår från nämn-
dens riktade mål och indikato-
rer?

Verksamhetsplanens aktiviteter ut-
går från nämndens mål och indika-
torer.

Är det tydligt i verksamhetspla-
nen vem som har ansvar för att
genomföra aktiviteter?

Ansvar över aktiviteter har fördelats
mellan verksamhets- och avdel-
ningschefer.

Har verksamhetsplan och bud-
get samverkats i VSG?

Nej

Verksamhetsplan har inte samver-
kats enligt granskade protokoll.
Budgetreducerande åtgärder sam-
verkades 2024-01-02.

Har verksamheten rapporterat i
Stratsys enligt tidsplan?

Verksamheten har rapporterat en-
ligt plan och inom avsatt tid.

Har verksamhetschefen med
hjälp av månadsrapporter följt
upp verksamhetens ekonomiska
resultat?

I systemet Stratsys följs ekonomiskt
resultat via månads- och delårsrap-
porter.

Har verksamhetschefen tillsam-
mans med ledningsgruppen följt
upp verksamhetens ekonomiska
resultat?

Ekonomisk uppföljning rapportera-
des i basenhetens ledningsgrupp
vid tre tillfällen under 2024.

Vår kommentar

Ambulanssjukvården Västerbotten följer till stor del regionens regler för verksam-
hetsstyrning och ekonomistyrning. Basenheten följer regionens anvisningar för
upprättande av verksamhetsplan som ska utgå från nämndens delmål och indikato-
rer. Ansvarsfördelning och uppföljning av aktiviteter dokumenterar basenheten i
systemet Stratsys. Den ekonomiska uppföljningen har gjorts via ledningsgruppen
och i Stratsys. Det är en brist att verksamhetsplanen inte samverkats i verksamhet-
ens samverkansgrupp (VSG).

Ekonomiadministrativa rutiner

Tabellen nedan visar Ambulanssjukvården Västerbottens följsamhet till ekonomiad-
ministrativa regler. Granskningen har utgått från tolv kontrollfrågor.

Tabell 2. Följsamhet till regler som gäller ekonomiadministration

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

Har verksamhetschefen säker-
ställt att medarbetare som slu-
tat sin anställning vid basen-
heten inte har behörighet till
regionens journalsystem?

Nej

Totalt slutade 13 personer på bas-
enheten under den granskade peri-
oden. Av dessa hade 4 behörigheter
till journalsystemet Paratus. För
dessa 4 personer var behörighet-
erna inte avslutade.

Har attestbehörigheter i perso-
nal- och lönesystemet Visma av-
slutats för personer som inte
längre är anställda på basen-
heten?

Nej

4 av 21 personer med attestbehö-
righeter arbetade inte kvar på bas-
enheten. Behörigheterna avsluta-
des av IT den 12 april 2024 efter re-
visionskontorets förfrågan om be-
hörigheter.

Överensstämmer verksamhets-
chefens beslutade attesträttig-
heter med registrerade attest-
rätter i systemet för fakturahan-
tering?

Nej

Enligt verksamheten stämde den
förutom på 2 punkter av 17.

Är lönelistor korrekt signerade?

Nej

24 lönelistor var inte utskrivna och
därmed inte signerade. 12 lönelis-
tor var utskrivna och signerade i ef-
terhand efter förfrågan.

Är fakturor korrekt hanterade i
Agresso?

Nej

29 av 55 fakturor (53%) saknade
korrekt underlag där antingen syfte
eller namn på deltagarna saknades.
7 fakturor var felkonterade. 4 faktu-
ror hade beslutsattesterats av
samma person som fakturan avsåg.

Har verksamheten betalat leve-
rantörsfakturor i tid?

Nej

11,7 procent av verksamhetens le-
verantörsfakturor var betalda efter
förfallodatum. För hela regionen
under samma period var 6,2 pro-
cent av fakturorna betalade efter
förfallodatum.

Är resor beställda med upp-
handlad resebyrå?

Underlag för resor utanför länet vi-
sar att resor är beställda med upp-
handlad resebyrå.

Är reseräkningar korrekt hante-
rade? har korrekt underlag bifo-
gats?

För samtliga utlägg fanns ändamål.
Underlag fanns i Visma eller på bas-
enheten.

Har korrekt underlag bifogats
vid ansökan av friskvårdsbidrag?

Nej

10 av 21 granskade friskvårdsbidrag
hade brister. Bristerna var att un-
derlag saknades helt, att kvitto av-
såg år 2023, att kvitto bara redovi-
sade en del av beloppet, att det av
underlag inte framgick vad köpet
avsåg.

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

Har friskvårdsbidrag hanterats
korrekt i form av att friskvårds-
timme och bidrag inte beviljats
för samma person?

Inga personer som tagit ut frisk-
vårdstimme har även fått frisk-
vårdsbidrag.

Har verksamhetschefen utsett
ansvarig för verksamhets arkiv?

Basenheten har en namngiven ar-
kivredogörare.

Finns en aktuell registerförteck-
ning på basenheten?

Nej

Aktuell registerförteckning saknas.

Vår kommentar

Det fanns flera brister i basenhetens följsamhet till regionens regler inom det eko-
nomiadministrativa området. Behörigheter i olika IT-system har inte blivit avslutade
när medarbetare slutat sin anställning på basenheten. Beslutade attesträttigheter
överensstämde inte med registrerade attesträttigheter i två fall. Det fanns brister i
samtliga lönelistor i form av att de antingen inte var utskrivna eller signerade. Cirka
hälften av fakturorna var inte korrekt hanterade. Leverantörsfakturor betalades ef-
ter förfallodatum i större omfattning än hos regionen i övrigt. I cirka hälften av
friskvårdsbidragen saknades korrekt underlag. Aktuell registerförteckning sakna-
des. Positivt var att resor var beställda med upphandlad resebyrå och att det fanns
underlag för utlägg vid reseräkningar. Positivt var även att inga personer som tagit
friskvårdstimme också fått friskvårdsbidrag samt att en arkivredogörare var utsedd.

Patientsäkerhet

Tabellen nedan visar Ambulanssjukvården Västerbottens följsamhet till regler som
gäller patientsäkerhetsarbetet. Granskningen har utgått från sex kontrollfrågor.

Tabell 3. Följsamhet till regler som gäller patientsäkerhetsarbetet

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

Har verksamheten upprättat en
patientsäkerhetsplan?

Finns i Stratsys.

Har basenheten genomfört må-
natliga loggkontroller?

Nej

Inga loggkontroller genomförda av
loggar i Paratus.

Klarar basenheten regionens
tidsgräns för när alla journaler
ska vara signerade?

Nej

Basenheten hade 107 osignerade
anteckningar av totalt 8752 som var
äldre än 14 dagar vilket motsvarar
1,22 procent. Snittet för regionens
sjukvårdsverksamheter var 4 % un-
der jan-april 2024. Ambulanssjuk-
vården använder journalsystemet
Paratus och övrig sjukvårdsverk-
samhet använder journalsystemet
NCS Cross vilket kan påverka jämfö-
relsen.

Har basenheten minst en lokal
patientsäkerhetssamordnare?

En person i Umeå i ledningen för
Ambulanssjukvården Västerbotten.

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

Har basenheten upprättade åt-
gärdskort för olika beredskaps-
nivåer?

Nej

Åtgärdskort saknades för olika be-
redskapsnivåer.

Har basenheten utsedd avvikel-
seutredare?

En person i Umeå vid Ambulans-
sjukvården Västerbotten Ledning
och en person vid flygkoordinering-
scentralen.

Vår kommentar

Ambulanssjukvården Västerbotten följer delvis regionens regler inom patientsäker-
hetsområdet. Basenheten har inte utfört månatliga loggkontroller för att säker-
ställa att obehöriga inte läser journaler. Verksamheten har framfört att i Paratus
har medarbetaren enbart tillgång till sina egna patienter/ journaler. Ett fåtal med-
arbetare har administrationsbehörighet och tillgång till samtliga patienter. Verk-
samhetens sjuksköterskor har läsbehörighet i NCS cross för samtliga patienter.
Loggkontroller utförs inte för någon funktion.

Under granskningsperioden hade basenheten 107 osignerade journalanteckningar
av totalt 8752 stycken som var äldre än 14 dagar vilket motsvarar 1,22 procent. Ba-
senhetens andel osignerade anteckningar var lägre än snittet för regionens samt-
liga sjukvårdsverksamheter som låg på 4 procent från jan till april 2024. Åtgärds-
kort för beredskapsnivåer saknades. Positivt är att verksamheten har en patientsä-
kerhetsplan, patientsäkerhetssamordnare och avvikelseutredare.

Arbetsmiljö

Tabellen nedan visar Ambulanssjukvården Västerbottens följsamhet till regler som
gäller arbetsmiljö. Granskningen har utgått från fem kontrollfrågor.

Tabell 4. Följsamhet till regler som gäller arbetsmiljö

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

Har verksamheten en arbetsmil-
jöplan?

Finns i Stratsys.

Finns skriftlig fördelning av ar-
betsmiljöuppgifter?

Skriftlig fördelning av arbetsmiljö-
uppgifter finns.

Har verksamheten en pärm för
strategiskt brandskyddsarbete
(SBA)?

Nej

Brandskyddspärm saknades på 11
av 12 lokaler.

Har egenkontroll av brandskyd-
det utförts under de senaste 12
månaderna?

Nej

Verksamheten har i skyddsronder
gått igenom delar av brandskydds-
frågor. Information om det syste-
matiska brandskyddsarbetet samt
det vägledande dokumentet har un-
der april 2024 delgivits verksamhet-
ens samtliga avdelningschefer. Pla-
nen är även att hela verksamheten
ska genomföra egenkontrollen vid
respektive avdelning under 2024
och sedan årligen.

Finns skyddsombud på basen-
heten?

Nej

För 6 av 9 skyddsområden finns det
skyddsombud. Namngivet

Kontrollfråga

Bedömning

Resultat av kontroll

skyddsombud saknas för skyddsom-
råde Ambulans Södra Lappland,
Flygkoordineringscentral/ Medi-
cinsk koordinering ambulansflyg,
Administration

Vår kommentar

Ambulanssjukvården följer delvis regionens regler inom arbetsmiljöområdet. Bas-
enheten har en arbetsmiljöplan och skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter.
Brister är att pärm för strategiskt brandskyddsarbete saknas, att egenkontroll av
brandskydd inte är utfört samt att inte alla skyddsområden har skyddsombud.

Svar på revisionsfrågor

Vår samlade bedömning är att hälso- och sjukvårdsnämnden inte säkerställt att
ambulanssjukvården i tillräcklig grad följt regler inom det administrativa området.

Revisionsfråga

Vår kommentar

Har Ambulanssjukvården Väs-
terbotten följt regler som gäller
verksamhets- och ekonomistyr-
ning?

Delvis. Ambulanssjukvården uppfyller i huvudsak reg-
ionens regler för verksamhets- och ekonomistyrning.
Det är dock en brist att verksamhetsplanen inte sam-
verkats i verksamhetens samverkansgrupp (VSG).

Har Ambulanssjukvården Väs-
terbotten följt ekonomiadmi-
nistrativa regler?

Nej. Granskningen visar på brister inom flera områ-
den gällande ekonomiadministrativa rutiner. Brister
finns exempelvis inom kontroll av behörigheter, löne-
listor, fakturahantering, underlag för friskvård och att
registerförteckning saknas.

Har Ambulanssjukvården Väs-
terbotten följt regler som gäller
patientsäkerhetsarbetet?

Delvis. Basenheten har inte utfört loggkontroller och
saknar åtgärdskort för beredskapsnivåer. Andelen
osignerade journalanteckningarna var lägre än för
regionen i helhet. Positivt är att verksamheten har en
patientsäkerhetsplan, patientsäkerhetssamordnare
och avvikelseutredare.

Har Ambulanssjukvården Väs-
terbotten följt regler som gäller
arbetsmiljö?

Delvis. Basenheten har inte genomfört egenkontroll
av brandskydd fullt ut samt så saknas pärmar för stra-
tegiskt brandskyddsarbete. Skyddsombud saknas för
tre skyddsområden. Positivt är att det finns en ar-
betsmiljöplan och skriftlig fördelning av arbetsmiljö-
uppgifter.

Jämförelse med andra basenheter

Revisionskontoret har tidigare granskat barn -och ungdomscentrum (REV 10-2023)
och kirurgcentrum (REV 54-2023). Jämförelser av resultat redovisas i bilaga 1. Det
granskningarna visar är att basenheterna framför allt har brister inom det ekono-
miadministrativa området så som att avsluta behörigheter, hantering av lönelistor,
fakturor och friskvårdsbidrag. Brister återfinns även delvis i patientsäkerhetsarbete
så som loggkontroller, journalsignering och åtgärdskort. Inom arbetsmiljöområdet
har samtliga granskade basenheter brister i egenkontroll av det systematiska
brandskyddsarbetet. Positivt är att basenheterna i huvudsak uppfyller de regler
som gäller för verksamhets- och ekonomistyrning.

Rekommendationer

Vi rekommenderar hälso- och sjukvårdsnämnden att arbeta med följande områ-
den:

•

Säkerställa att Ambulanssjukvården åtgärdar identifierade brister.

•

Stärk den interna kontrollen inom områden där vi identifierat brister i

denna granskning.

Umeå den 24 juni 2024

Olov Andersson
Sakkunnig

Revisionskontoret
Region Västerbotten

Bilaga 1

Sammanställning - basenheters följsamhet till administrativa regler

Revisionsfrågor:
Har basenheten följt regler som gäller verksamhets- och ekonomistyrning?
Har basenheten följt ekonomiadministrativa regler?
Har basenheten följt regler som gäller patientsäkerhetsarbetet?
Har basenheten följt regler som gäller arbetsmiljö?

Granskningsfrågor

Ambulanssjukvården
Västerbotten

Kirurgcentrum
Västerbotten

Barn och ungdoms-
centrum

Granskningsår

2024

2023

REV-nr

3-2024

54-2023

10-2023

1. Har verksamheten en beslu-
tad verksamhetsplan?

2. Innehåller verksamhetspla-
nen aktiviteter som utgår från
nämndens riktade mål och akti-
viteter?

3. Är det tydligt i verksamhets-
planen vem som har ansvar för
att genomföra aktiviteter?

4. Har verksamhetsplan och
budget samverkats i VSG?

Nej

5. Har verksamhetschefen med
hjälp av månadsrapporter följt
upp verksamhetens ekonomiska
resultat?

6. Har verksamheten rapporte-
rat i Stratsys enligt tidsplan?

Nej

7. Har verksamhetschefen till-
sammans med ledningsgruppen
följt upp verksamhetens ekono-
miska resultat?

8. Har verksamhetschefen sä-
kerställt att medarbetare som
slutat sin anställning vid basen-
heten inte har behörighet till
regionens journalsystem?

4 av 4 (100 %) som slu-
tat hade kvar behörig-
heter.

9 av 30 (30 %)
som slutat hade
kvar behörig-
heter.

6 av 14 (42,85 %)
som slutat hade kvar
behörigheter.

9. Har attestbehörigheter i per-
sonal- och lönesystemet Visma
avslutats för personer som inte
längre är anställda på basen-
heten?

4 av 21 (19 %) personer
som hade attestbehö-
righeter hade slutat.

3 av 31 (9,67 %)
personer som
hade attestbehö-
righeter hade
slutat.

2 av 30 (6,66 %) per-
soner som hade at-
testbehörigheter
hade slutat.

10. Överensstämmer verksam-
hetens beslutade attesträttig-
heter med registrerade attest-
rätter i systemet för fakturahan-
tering?

2 av 17 (11,76 %) at-
testrätter stämde inte.

11. Är lönelistor korrekt signe-
rade?

36 av 36 (100 %) löne-
listor var inte korrekt
signerade.

43 av 149 (28,86
%) lönelistor var
inte korrekt sig-
nerade.

10 av 36 (27,77 %)
lönelistor var inte
korrekt signerade.

12. Är fakturor korrekt hante-
rade i Agresso?

29 av 55 (52,73 %) fak-
turor saknade korrekt
underlag.

27 av 47 (57,45
%) fakturor sak-
nade korrekt un-
derlag.

9 av 50 (18 %) faktu-
ror saknade korrekt
underlag.

13. Har verksamheten betalat
leverantörsfakturor i tid?

11,7 % var betalda efter
förfallodatum.

7,82 % var be-
talda efter förfal-
lodatum.

7,22 % var betalda
efter förfallodatum.

14. Är resor beställda med upp-
handlad resebyrå, för närva-
rande Big Travel?

20 av 47 (42,55
%) var inte be-
ställda med upp-
handlad rese-
byrå.

19 av 58 (32,76 %)
var inte beställda
med upphandlad re-
sebyrå.

15. Är reseräkningar korrekt
hanterade? Har korrekt un-
derlag bifogats?

2 av 40 (5 %) sak-
nade underlag.

1 av 23 (4,35 %) sak-
nade underlag.

16. Har korrekt underlag bifo-
gats vid ansökan av friskvårdsbi-
drag?

Brister fanns i 10 av 21
(47,62 %) ansökningar
om friskvårdsbidrag.

Brister fanns i 6
av 20 (30 %) an-
sökningar om
friskvårdsbidrag.

Brister fanns i 1 av
18 (5,55 %) ansök-
ningar om frisk-
vårdsbidrag.

17. Har friskvårdsbidrag hante-
rats korrekt i form av att frisk-
vårdstimme och bidrag inte be-
viljats för samma person?

2 av 20 (10 %)
hade beviljats
både friskvårds-
timme och bi-
drag.

2 av 18 (11,11 %)
hade beviljats både
friskvårdstimme och
bidrag.

18. Har verksamhetschefen ut-
sett ansvarig för verksamhetens
arkiv?

19. Finns aktuell registerförteck-
ning på basenheten?

Nej

20. Har verksamheten en pati-
entsäkerhetsplan?

21. Har basenheten genomfört
månatliga loggkontroller?

Nej

22. Klarar basenheten regionens
tidsgräns för när alla journaler
ska vara signerade?

1,22 % osignerade an-
teckningar översteg
tidsgränsen.

4,1 % osignerade
anteckningar
översteg tids-
gränsen.

2,85 % osignerade
anteckningar över-
steg tidsgränsen.

23. Har basenheten minst en lo-
kal patientsäkerhetssamord-
nare?

Nej

24. Har basenheten upprättade
åtgärdskort?

Nej

25. Har basenheten utsedd avvi-
kelsehanterare?

26. Har verksamheten en ar-
betsmiljöplan?

27. Finns skriftlig fördelning av
arbetsmiljöuppgifter?

28. Har verksamheten en pärm
för strategiskt brandskyddsar-
bete (SBA)?

Nej

29. Har egenkontroll av syste-
matiskt brandskyddsarbete ut-
förts under de senaste 12 må-
naderna?

Nej

30. Finns skyddsombud på bas-
enheten?

Nej