Fördjupad granskning nr 9/2022
Granskning av ekonomistyrning,
FVIS-programmet år 2022
Mars 2023
Jan Darrell och Lina Hedlund, EY
Diarienummer: REV 36-2022
Granskning av ekonomistyrning
inom FVIS-programmet
Region Västerbotten
1
Innehåll
2
Sammanfattning och rekommendationer
Granskningen syftar till att bedöma huruvida regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden
säkerställt tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.
Granskningen ger svar på om kostnaderna hanteras på korrekt sätt på program- och projektnivå.
Den sammanfattande bedömningen är att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte
säkerställt tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.
Bedömningen baseras på följande:
•
FVIS-programmet har en tydlig och dokumenterad program- och projektorganisation men
granskningen bedömer att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte tar en aktiv roll i
uppföljning och styrning.
•
Regionstyrelsens reglemente fastställer: ”Regionstyrelsen ansvarar för regionkommunens
processer inom digitalisering och medicinsk teknik … Regionstyrelsen ansvarar även för
portföljstyrning inom digitalisering samt regionens digitaliseringsstrategi.” En bärande del av
portföljsstyrning är att tillse så program och projekt genomförs på rätt sätt, och när de är pågående,
kontinuerligt bevaka hur de genomförs, ha kontroll över resursbehov kontra tillgängliga resurser,
tidplaner, förseningar m m. Portföljstyrning inkluderar även hemtagning av de nyttor programmet
avser att skapa. Hur detta är tänkt att gå till erfar granskningen inte är helt klarlagt för de funktioner
som arbetar med programmet. Kritiken i denna del avser bristen på spårbarhet över huruvida
regionstyrelsen portföljstyr program och projekt.
•
FVIS-programmet finns inte med i regionstyrelsen eller hälso- och sjukvårdsnämndens
internkontrollplaner. Detta trots att programmet är flerårigt, försenats samt har stor betydelse för
regionen som helhet och i samverkan med åtta andra regioner. Det finns ingen spårbarhet av att
styrelse eller nämnd har informerat sig genom att ta del av styrgruppens riskanalyser och åtgärder.
Risker som identifierats i granskningen avser att det finns sårbarheter i fråga om personberoenden
i viktiga funktioner samt vid nyttjande av kompetenser från linjeorganisationen/vården där behov
ställs mot varandra. Då vården är prioriterad finns risk för kompetensbrist inom programmet. Det
saknas spårbarhet avseende om detta riskbedömts av styrelse och nämnd.
•
Granskningen kan inte finna att någon årlig budgetprocess genomförs eller att årliga budgetar för
program och projekt antas av regionstyrelsen (driftbudget 50 mnkr) eller av hälso- och
sjukvårdsnämnden (driftbudget 25 mnkr). För FVIS investeringsbudget saknas uppgifter i
regionplan och verksamhetsplaner. Utan budgetprocess och årlig budget (såväl drift som
investering) saknar regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden tillräckliga redskap för
uppföljning och styrning. Av texten i regionstyrelsens verksamhetsplan 2022 framgår att styrelsens
och hälso- och sjukvårdsnämndens driftanslag för FVIS är nominella belopp år 2022 som för åren
2021 och 2020. Denna text är det enda som anger att styrelse och nämnd har tillgång till medel i
driftbudgeten och anslagen är angivna exempelvis på viktigare kostnadsslag. Nämnden saknar både
kommentar och belopp i sin verksamhetsplan 2022.
•
Enligt uppgift från programorganisationen omfattas FVIS investeringsbudget av sekretess som
regleras i avtal mellan Region Västerbotten och leverantören Cambio. Av den anledningen återges
inte FVIS i investeringsplan, delårsrapport eller årsbokslut.
Hela programinvesteringen har lagts in under rubriker där även andra anslag för digitalisering finns,
och görs på så sätt inte synligt.
3
Granskningen bedömer inte huruvida sekretesskyddet är relevant men kritiserar att det inte
framgår av protokoll om regionstyrelsen med beaktande av sekretess tagit del av investeringens
anslag, prognoser och årliga utfall samt i övrigt portföljstyrt investeringen.
•
Programorganisationen ser driftbudgetar som överförbara medel mellan åren där överskott får
kompensera underskott. Så är emellertid inte regionens ekonomiska styrmodell utformat. Där är
varje år avslutat och eventuella överskott inte längre tillgängliga.
•
Hälso- och sjukvårdsnämnden ska under programperioden följa utvecklingen i syfte att främja
sjukvårdens medverkan och kommande implementering av FVIS i vården. Mot bakgrund av den
mycket ringa uppföljning som framgår av nämndens protokoll kan det ifrågasättas om nämnden i
tillräcklig omfattning följer program och projekt.
•
Regionstyrelsen mottar endast muntlig och sporadisk uppföljning av program- och projekt och kan
inte bedömas ha kontroll över kostnadernas fördelning och utveckling. Det är regionstyrelsen som
utgör politisk ledning för FVS men det saknas styrning och uppföljning av FVIS samt vilka beslut som
styrelsen ska fatta eftersom regionstyrelsen delegerat samtliga beslut avseende programmets
genomförande till regiondirektören.
•
Det är omfattande och ospecificerad delegationsrätt till regiondirektören som utmärker sig från
delegationer som vanligtvis ges inom tydligt avgränsade ärenden av rutinartad betydelse så att den
politiska församlingen kan avlastas löpande ärenden. Denna delegation är så omfattande att den i
praktiken kan beskrivas som att regionstyrelsen frånsagt sig sin beslutskapacitet för FVIS. Det finns
ingen kontroll över fattade delegationsbeslut, det går inte att avgöra vilka beslut som är fattade på
delegation och återrapporteringen är bristfällig, vilket innebär att regler och rutiner inte efterlevs.
•
I FVIS-programmet finns framtagna styrdokument som bland annat reglerar genomförandet av
riskanalyser, finansiering och uppföljning. Antagande av styrdokument är delegerat och det kan
ifrågasättas huruvida dessa är lämpliga att delegera. Dessutom är återrapporteringen bristfällig.
Granskningen noterar avsteg från riktlinjen från januari 2023 som inte innehåller strategi för
åtgärder.
•
Den definition av ekonomistyrning som denna granskning använder motsvarar inte hur
regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden styr, exempelvis saknas egentlig budget (det
finns ramhöjande medel som inte utvecklats i förhållande till FVIS), uppföljning, beslut för att uppnå
ekonomiska mål, mätning, kontroll samt planering av väntade och oväntade händelser. Det saknas
även budgetprocess, prestationsmätning och av styrelsen fastställda styrande dokument. Dessa
signifikanta inslag i ekonomistyrning tillämpas inom program- och projektorganisation men inte hos
regionstyrelsen eller hälso- och sjukvårdsnämnden. Granskningen kan inte styrka att styrelse och
nämnd följer upp användningen av budgetanslagen.
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden rekommenderas att
•
Uppta FVIS i årlig internkontrollplan och anpassa kontrollerna av ekonomiska transaktioner,
bokföring och redovisning till bedömda risker. Genomförda kontroller ska vara spårbara.
•
Årligen i samband med ordinarie budgetberedning inkludera FVIS samt fastställa årsbudget gärna
synliggjord på väsentliga intäkts- och kostnadsslag.
•
I samband med årsbokslut överväga att föreslå regionfullmäktige justeringar eller resultatöverfäring
av drift- och/eller investeringsmedel avseende FVIS. I annat fall tydliggöra för program- och
projektorganisation att resultatöverföring inte medges.
•
Fastställa de styrdokument vilka avser att reglera budgetprocess, styrning och uppföljning av FVIS.
4
•
Tillse att program och projekt återrapporteras på ett sätt som möjliggör aktiv politisk styrning.
Regionstyrelsen rekommenderas att
•
Överväga att aktivera den politiska styrgrupp som enligt organisationsskissen ska finnas för FVIS,
fastställ dess uppdrag och mandat och uppdra åt denna att rapportera till regionstyrelsen samt
hälso- och sjukvårdsnämnden. Alternativt rekommenderas styrelsen att tydliggöra dess egna
former för styrning, uppföljning och beslutsmandat avseende FVIS.
•
Återta lämnad delegation till regiondirektören och utforma ny mer tydliggjord och avgränsad
delegation.
•
Tillse att samtliga delegationsbeslut dokumenteras, återrapporteras och protokollförs på sätt som
överensstämmer med kommunallagen.
•
Informera regionfullmäktige om FVIS-programmets utveckling och prognoser på sådant sätt att
fullmäktige ges möjlighet att bedöma relevans i fastställd driftbudget och vid behov justera mellan
åren.
•
Bereda och besluta om investeringsbudgeten för FVIS så att det möjliggör politisk prövning med
beaktande av gällande sekretessbestämmelser.
Hälso- och sjukvårdsnämnden rekommenderas att
•
Säkerställa uppföljning och styrning så att dess verksamhetsområden i tillräcklig omfattning
medverkar i FVIS utan att ordinarie verksamhet negativt påverkas.
•
Säkerställa att implementeringen av FVIS sker ändamålsenligt.
•
Säkerställa effekthemtagning av de nyttor FVS avser att möjliggöra.
5
1.
Inledning
1.1
Bakgrund
Sedan år 2015 samverkar Region Västerbotten med flera andra regioner om upphandling och införande
av nytt vårdinformationsstöd för hälso- och sjukvården. År 2019 tecknade regionerna avtal med
leverantören Cambio Healthcare Systems AB. Tillsammans med Cambio arbetar regionerna med att
utveckla vårdinformationsstödet. Arbetet pågår dels gemensamt mellan regionerna dels internt inom
Region Västerbotten. Arbetet inom regionen är organiserat i FVIS-programmet som kan liknas vid ett
paraply som samlar flera olika projekt och uppdrag.
Regionrevisorerna har under flera år identifierat risker förknippat med FVIS-programmet och
införandet av vårdinformationsstödet. Då projektet är omfattande, och pågår under flera år, beslutade
revisorerna om en förstudie hösten 2021 (nr 5/2021). I denna identifierades följande risker kopplade
till regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomistyrning:
•
Risk för ökade kostnader i och med försening
•
Risk för dolda kostnader
•
Risk att beslut med ekonomiska konsekvenser inte är finansierade
•
Risk för felaktig redovisning av projektmedel
I revisionsplan år 2022 beslutade regionrevisorerna genomföra två fördjupade granskningar av FVIS-
programmet varav en avser regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomistyrning av
programmet.
Ekonomistyrning definieras av granskarnas best practice som att vidta åtgärder för att uppnå
ekonomiska mål och styrningen behöver därför vara transparent, ärlig och accepterad.
Ekonomistyrning behöver mätning, kontroll och undersökning av intäkter och kostnader, planering av
väntade och oväntade händelser, kalkyler, budgetering och uppföljning. För att klara detta behövs
styrinstrument som kan kategoriseras som formell styrning, informell styrning samt
organisationsstruktur.
De formella instrumenten kan omfatta kalkylering, budgetering, internredovisning, internprissättning,
prestationsmätning, styrande dokument samt jämförelser ex av standardkostnader eller best practice.
Med informella instrument menas exempelvis organisationskultur, medarbetarskap, ledningsstöd,
kompetens och lärande. Begreppet organisationsstruktur innefattar organisationsform,
ansvarsindelning, belöningssystem, beslutsprocess och bemanningsstruktur.
Då granskningen avser uppgifter som utförs i projektform är granskningen att anpassad till den
arbetsformen men även hur projektet ansluter till regionens ordinarie ekonomistyrningsstruktur.
Granskning fokuserar främst på de formella instrumenten men berör där så bedöms relevant även
informella styrinstrument och organisationsstruktur.
1.2
Syfte och revisionsfrågor
Granskningen syftar till att utgöra underlag för revisorernas bedömning av om Regionstyrelsen och
Hälso- och sjukvårdsnämnden säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över
kostnaderna för FVIS programmet. Granskningen ska ge svar på om kostnaderna hanteras på korrekt
sätt på program- och projektnivå.
Syftet ska uppnås via följande revisionsfrågor:
6
•
Är beredningen av budgeten för FVIS-programmet, dess projekt och uppdrag ändamålsenlig?
•
Finns beslutade riktlinjer och rutiner för ekonomistyrningen av programmet och projekten?
•
Följs regler och rutiner?
•
Är den ekonomiska uppföljningen tillräckligt utvecklad?
För att besvara revisionsfrågorna har dessa brutits ned i ett antal delfrågor. Delfrågorna presenteras
och besvaras i tabellen i kapitel 10.
1.3
Revisionskriterier
Revisionskriterierna utgör de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser,
slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier för denna granskning är:
•
Regionplan 2022 med plan 2023 och 2024
•
Årsredovisning 2021
•
Attestreglemente
•
Upphandlingsregler
•
Delegationsordning
•
Styrmodell
•
Budgetdirektiv
•
Kommunallagen (2017:725) 6 kap. 6 § om styrelsens och nämndens ansvar att se till att
verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de
bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Styrelsen och nämnden
ska också se till att kontrollen är tillräcklig.
•
Regionens projektmodell Projektil som anger hur projekt och uppdragsarbete i regionen ska
bedrivas, styras och följas upp.
•
Övriga relevanta styrdokument och underlag
1.4
Metod och avgränsning
Granskningen genomförs genom dokumentgranskning av styrdokument, delårs- och årsrapporter,
protokoll med underlag samt projektdokumentation, stickprovskontroll av verifikationer samt övrig
under granskningen identifierad relevant dokumentation. Intervjuer har genomförts med bland annat
ekonomidirektör, regiondirektör, controllers samt program- och projektledare. För samtliga
intervjuade funktioner se bilaga 1.
I granskningen har ett stickprov genomförts avseende kontering, attestering och underlag till fakturor.
Urvalet av verifikationer bygger på granskarnas professionella erfarenheter och omfattar 20 utvalda
underlag får år 2022. Stickprovet syftar främst till att besvara om relevanta kostnader särredovisas på
1
Projektmodellen förvaltas gemensamt av de regioner som nyttjar modellen och medverkar i projektnätverket PROJSAM.
Förvaltningsuppdraget utförs i samverkan och roterar mellan dessa regioner. Inom Region Västerbotten förvaltas modellen
inom Projekt och porföljkontoret inom E-hälsa Västerbotten.
7
korrekt konto inklusive projektkod samt om samtliga fakturor attesterade på korrekt sätt. Iakttagelser
och bedömningar görs i kapitel 5.2 och 5.4. Stickprovet i sin helhet återfinns i Bilaga 2.
2.
Programorganisation
FVIS-programmet styrs genom regionens projektmodell Projektil. Programmet omfattar ett antal
projekt och ska tillse att rätt saker görs för att uppnå det övergripande syftet och de övergripande
målen medan projekten ska tillse att det görs på rätt sätt.
Nedanstående bild visar programmets organisationskarta från politisk ledning till projektledare. Bilden
är hämtad från en delgiven presentation.
Den högsta nivån utgörs av
”Politisk ledning” d v s regionstyrelsen som visar färdriktningen genom att
ange vision, mål och ekonomiska ramar.
Programstyrgruppen har ett strategiskt fokus med syfte att säkerställa effekten och förändringen.
Programstyrgruppen stödjer programägaren i styrningen av programmet och rekommenderar beslut
om åtgärder för att målen ska uppfyllas och för att den förväntade förändringen i verksamheten ska
ske.
Det finns ett kliniskt
rekommendationsråd som kan ge råd, stöd och rekommendationer inför beslut,
prioriteringar och vägval inom FVIS ur ett hälso-och sjukvårdsperspektiv
8
Programledningen är en stödjande och rådgivande funktion till programledaren i arbetet att leda
programmet åt rätt håll utifrån fastställda effektmål och programplan på en strategisk nivå.
Programledningen ansvarar tillsammans med
programledare och programägare för FVIS-
programmets strategiska planering, styrning, uppföljning och rapportering. Programledningen ska
föreslå nya initiativ/projekt för att möjliggöra realisering av FVIS effektmål och tillse att gjorda
prioriteringar hålls.
FVIS Programkontor ska möjliggöra ett effektivt genomförande genom att stötta program och projekt.
Ansvarig för FVIS Programkontor rapporterar till programledaren och ansvarar för att hålla ihop arbetet
som innebär råd och stöd till styrgrupper samt till program- och projektledare inom de områden som
programkontoret omfattar.
2.1
Programdirektiv anger målen för programmet
I programdirektivet daterat 2020-11-06 anges att FVIS stödjer arbetet med regionens värdegrund
”Ständigt bättre - patienten alltid först”. Programmet utgör en del av arbetet för att realisera
digitaliseringsstrategin inom Region Västerbotten och ska leda till att nå det önskade läge som
fastställts av regionstyrelsen. Vidare finns fem angivna effektmål.
1.
Invånare och patienter får tillgång till ett systemstöd som ger möjligheter till ett aktivt
partnerskap med hälso- och sjukvården där man som patient kan vara delaktiga i planering,
genomförande och uppföljning av sin vård med en säker tillgång till relevant vårdinformation.
2.
Medarbetare inom den kliniska verksamheten får tillgång till ett vårdinformationsstöd som
möjliggör en (1) strukturerad journal per patient och uppfattas som ett effektivt och säkert
verktyg i det dagliga arbetet och som möjliggör en effektiv kommunikation mellan olika
professioner och vårdgivare.
3.
Medarbetare inom drift och förvaltningsorganisationer uppfattar att de arbetar med ett
tekniskt modernt system som kontinuerligt anpassas efter nationella och internationella
standards samt aktuell lagstiftning och möjliggör interoperabilitet på olika nivåer.
4.
Det nya vårdinformationsstödet möjliggör en effektiv uppföljning av kvalitet och produktion
och ger möjlighet till flexibla utdata i realtid som stöd till ledning och styrning på olika nivåer i
organisationen.
5.
Det nya vårdinformationsstödet utgör också ett underlag av hög kvalitet för forskning och
innovation.
Det finns en ambition att sträva mot ökad samverkan mellan de regioner som ingår i Sussa samverkan
(Strategisk Utveckling av Sjukvårdsstödjande Applikationer). Syftet med samarbetet är att skapa bättre
förutsättningar för nya effektivare arbetssätt i vården och bidra till att regioner kan erbjuda en god och
jämlik vård.
I programplanen 2020-11-06 anges utgångspunkter för arbetet samt framgångsfaktorer. Vidare
definieras nyttoobjekt d v s verksamhetsnyttor.
Ansvar och befogenheter inom programmet följer delegationer fastställda för FVIS-programmet.
Ärenden utanför projektens eller programmets beslutsmandat eskaleras enligt ”FVIS rutin för
ärendehantering”.
9
2.2
Bedömning - organisation
Program med tillhörande projekt bedöms ha en relevant organisation på tjänstepersonsidan. Överst i
skissen finns ”Politisk ledning” vars uppgift beskrivs vara att ange vision, mål och ekonomiska ramar.
Granskningen har emellertid svårt att se att denna grupp, som utgörs av regionstyrelsen, på ett tydligt
och spårbart sätt följer upp och styr över program och projekt.
Programmets vision och mål är ursprungligen fastställda vid startpunkten men det saknas årliga mål,
indikatorer samt redovisning över programmets kostnader och prognoser i relation till årlig budget. Av
regionstyrelsens verksamhetsplan och delårsrapporter framgår ingen sådan uppföljning och styrning.
Granskningen kan inte av styrelsens protokoll styrka att någon uppföljning och styrning sker. Intervjuer
bekräftar den uppfattningen. Det går därför inte att bekräfta att organisationsmodellen ger en helt
korrekt beskrivning av programmets organisation. I organisationsmodellen saknas representation från
hälso- och sjukvårdsnämnden. Nämnden har inget direkt ansvar för program och projekt men ett stort
intresse av att det genomförs på avsett sätt och nämnden har även riktade driftanslag för sin
medverkan. Det bör övervägas på vilket sätt nämnden ska representeras i programorganisationen.
3.
Risker identifieras och hanteras löpande
I programdirektivet identifierades ett antal risker kopplat till programmets genomförande.
•
Ej etablerade eskalerings- och beslutsvägar kan leda till brist på beslut, vilket utgör en risk för att
tidsplaner inte kan hållas. Viktigt att kommunicera och förankra beslutsvägar.
•
Regionens ekonomiska situation innebär en risk för finansieringen av programmet.
•
Om vårdverksamheten inte får tillräcklig information om hur resursbehovet till FVIS ser ut över tid
kan det leda till prioriteringar som leder till resurs- och kompetensbrist inom FVIS.
•
Om vårdverksamheten inte får tydlig information om vad som kommer att ingå i
grundkonfigurationen finns det risk för låg acceptans för det nya systemet.
•
Om organisation och styrning på SUSSA-nivå är otydlig kan den samordning som krävs för att lyckas
bli svår att uppnå och vi blir en sämre kravställare gentemot leverantörer.
•
Om regionala program och programmet inom SUSSA inte är koordinerade och det tydligt framgår
hur de ska samspela finns det risk för att förväntade resultat och leveranser inte uppnås.
I ”FVIS riktlinje för riskhantering” fastställd av programägare beskrivs hur risker inom programmet ska
hanteras. Riktlinjen omfattar även hantering av risker som FVIS genererar men inte själv kan hantera.
I riktlinjen anges ansvar och befogenheter för riskhanteringen.
Riskhantering som den beskrivs i riktlinjen består av riskidentifiering, riskvärdering,
riskåtgärdsplanering, och riskbemötande. Det innebär att göra analyser för att identifiera risker och
åtgärder, att planera in och genomföra åtgärderna samt kontinuerligt följa upp åtgärderna och
omvärdera riskernas status.
Riskanalysen genomförs i stegen:
•
Identifiera risker
•
Värdera risker
•
Planera åtgärder
•
Övervaka och rapportera
10
Riskanalysen initieras genom att ansvarig ägare av riskanalysen beskriver frågeställning och/eller vilket
område som ska analyseras samt utser deltagare med rätt kompetens för att kunna göra en komplett
bedömning. Vid riskanalyser på program- och projektnivå ska Sussa-perspektivet ingå antingen som
ett eget område eller på annat sätt som en del i helheten.
I riktlinjen för riskhantering anges fyra strategier som används för att planera åtgärder:
•
Undvika risker helt genom att välja en annan riktning eller arbetsprocess för
programmet/projektet.
•
Reducera risker genom att vidta åtgärder för att minska riskens sannolikhet och/eller påverkan på
projektet.
•
Acceptera risker genom att inte vidta åtgärder.
•
Förflytta risken genom att eskalera risken till en högra nivå av beslutsmandat eller att risken övertas
av ett annat projekt, programmet eller annan verksamhet. Det kan ske om risken avser ett område
som en annan del i organisationen har ansvar eller beslutsmandat för.
Ovan beskrivna arbetssätt sker löpande och rapporteringen består av övergripande
statusrapporteringar till styrgruppen. Rapporteringen sker i en presentation. Samtliga risker
sammanställs i en Excelfil som finns tillgänglig via Sharepont. Vid granskning av riskanalyser framgår
att rutinerna enbart delvis efterlevs, det noteras att riskanalysen från januari 2023 inte innehåller
angiven strategi för åtgärder (se listan ovan). I riskanalysen från maj 2021 anges aktuell strategi för
åtgärder i raden ”riskbemötande”. Identifierade risker avser bland annat införandet, uppföljning och
ekonomi samt programövergripande.
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden har i sina internkontrollplaner inte tagit med något
kring FVIS.
3.1
Bedömning - risker
Det är väsentligt att samtliga moment som ska ingå i riskanalysen också gör det och att efterlevnaden
av styrdokumentet kontrolleras av styrgruppen.
Regionstyrelsen har som ansvariga för program och projekt i sin egen internkontrollplan inte upptagit
något kring FVIS-program eller projekt trots att dessa av olika skäl försenats samt att programperioden
är lång. Detta menar granskningen är en brist. Det finns därtill ingen spårbarhet av att styrelsen
informerat sig genom att ta del av styrgruppens riskanalyser och åtgärder.
4.
FVIS har nominell driftbudget för hela programperioden och tillsvidare,
investeringsbudgeten är hemlig och effekthemtagningen oklar
Budgetprocessen i programmet ska följa Region Västerbottens budgetprocess. Programmet finansieras
av driftmedel samt investeringsmedel avsatta i investeringsplanen, den senaste avser perioden 2023 -
2026.
4.1
Driftbudget
Finansieringen i driftbudgeten består av omprioriterade resurser 15 mnkr (ospecificerade) samt av
tillskjutna medel 75 mnkr beslutade av regionfullmäktige. Av dessa är 50 mnkr riktade till
regionstyrelsen och 25 mnkr till hälso- och sjukvårdsnämnden. Driftanslagen är ramhöjande för
regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden och eftersom de ingår i respektive budgetram
justeras de med årliga ramförändringar i procent dock utan att FVIS-driftbudgetarna ska påverkas, de
11
anses vara nominella under hela perioden. Det finns ingen beslutad avveckling av dessa ramhöjande
anslag vilket medför att medlen finns kvar i budgetramarna tillsvidare fram till att nytt beslut fattas.
Program- och projektkalkyler ligger till grund för prognostisering och budgetering.
Den budget som ursprungligen antogs för hela programperioden ligger fortfarande till grund för
perioden fram till programmets slut och det görs inga revideringar av den budgeten. Prognoser
används för fortlöpande budgetering men den sker inom programorganisationen, inte till
regionstyrelsen eller hälso- och sjukvårdsnämnden. Det finns sålunda ingen årlig budgetberedning av
FVIS.
Av regionstyrelsens verksamhetsplan 2022 framgår helt kortfattat att FVIS drivs i projektform, att
projektets budget (drift) består av 75 mnkr per år samt att 25 av dessa avser hälso- och
sjukvårdsnämnden. Regionstyrelsens 50 mnkr klassas som ”digitalisering” men det går av
verksamhetsplanen inte att utläsa hur dessa medel fördelas på olika kostnadsslag.
Av hälso- och sjukvårdsnämndens verksamhetsplan 2022 framgår ingenting om FVIS.
I regionstyrelsens delårsrapport 2022 finns en kort kommentar om att FVIS tidigare år givit överskott
mot budget men att kommande år, men även 2022, kommer att ge underskott. Inga siffror presenteras.
Åtgärderna för att hantera avvikelserna beskrivs vara löpande uppföljning och återrapportering och att
”frigöra utrymme” inom förvaltningen för att finansiera insatserna, alltså olika former av besparingar.
Inga belopp anges och inga riktade beslut fattas. Av texten att döma anser regionstyrelsen att varje
budgetår ska bära sina kostnader och att tidigare överskott inte går att nyttja som balans av kommande
underskott. Detta synsätt stämmer överens med regionens ekonomistyrning men motsägs av
programorganisationens synsätt, att plus och minus jämnar ut sig över tid och att ackumulerade
kostnader ska jämföras med ackumulerade budgeten när programperioden är slut.
Hälso- och sjukvårdsnämnden saknar helt kommentarer kring hur deras 25 mnkr har använts under
2022 och hur utfall prognostiseras.
Nedanstående tabell har upprättats av programorganisationen och visar på övergripande nivå utfall
och prognos för åren 2022 till 2025. Tabellen åskådliggör att driftbudgeten inte ändrats från den
ursprungligt beslutade och att programmet fram till 2022 redovisat överskott, totalt 44 mnkr.
Granskningen erfar att det beror på förseningar som uppstått bland annat mot bakgrund av pandemin.
Prognosen för hela programperioden t o m 2025 uppges vara överskott på 22 mnkr, d v s ackumulerade
kostnader på 428 mnkr jämfört med ackumulerad driftbudget på 450 mnkr. Så länge prognosen håller
är programorganisationen nöjd. Att enskilda år (i tabellen 2022 och 2023) avviker mot årlig budget
upplevs inte relevant.
12
Intervjuade beskriver att tidigare överskott flyttas till kommande år men granskningen kan inte finna
att regionfullmäktige eller regionstyrelsen fattat motsvarande beslut. De årliga regionplanerna har inte
korrigerats med tilläggsbudgetar för FVIS.
Hanteringen av ekonomiska principer för resurskostnader, övriga kostnader, budget- och
prognoshantering är fastställt i ”FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering”. Riktlinjen är fastställd
av programägare. Det framgår ej om fastställandet har skett via delegation- eller verkställighetsbeslut.
Beslutet har inte återrapporterats till styrelsen.
4.2
Investeringsbudget
I regionfullmäktiges investeringsplaner omnämns FVIS men det saknas detaljerad information. I
regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens verksamhetsplaner 2022 finns ingen information
om FVIS.
Det årliga beloppet för FVIS är enligt uppgift inbäddat i en större summa investeringsmedel och går
inte att identifiera. Det investeringsrubriker FVIS har ingått i har bytts mellan olika rubriker i
investeringsplanen för att ytterligare göra beloppet oidentifierbart.
Uppgifter om FVIS investeringsbudget beskrivs vara sekretesskyddad. Granskningen har undersökt och
erfar enligt muntlig källa att det i avtal med Cambio överenskommits om sekretess avseende
anskaffningen (investering) men inte för implementering (drift). Granskningen har inte gått djupare i
frågan om denna sekretess eller om avtalets konstruktion men i intervjuer framkommer en otydlig bild
och frågan om sekretess är därför inte helt klarlagd. I praktiken har investeringen hanterats som vore
den sekretesskyddad, även för regionstyrelsen. Intervjuade uppger att investeringen har nämnts
muntligen. Vi kan inte bekräfta detta.
Enligt uppgift ska det i investeringsplan för 2022-2025 inkluderats två delbetalningar för åren 2022
och 2023. För år 2022 uppges det finnas en bokförd utgift för FVIS men för 2023 bedöms det enligt
uppgift vara mer osäkert, det kan bli så att sista delbetalningen görs i början av 2024. De belopp som
ingår i budget och hur mycket som betalats ut respektive år omfattas enligt uppgift av sekretess.
13
I regionstyrelsens verksamhetsplan 2022 anges att för perioden 2022-2025 planerar regionen
investeringar för totalt 3 541 miljoner. År 2022 uppgår investeringsbudgeten till 917 miljoner kronor
varav IT-investeringar utgör 66 mnkr. Det nämns ingenting i regionstyrelsens delårsrapport om
investeringsbudgeten eller FVS-programmets utgifter under perioden.
4.3
Business case
För att identifiera nyttorna med införandet av FVIS har ett s k ”business case” tagits fram efter att
programmets budget var fastställd. Det beskrivs som en mycket stor utmaning att genomföra dessa
effekthemtagningar och det finns ingen fastställd metod som ska användas. Denna granskning går inte
djupare i business case Ansvaret för effekthemtagningen, och därmed programmets ”lönsamhet” och
syfte, åvila regionstyrelsen troligen i nära samarbete med hälso- och sjukvårdsnämnden. Granskningen
kan inte styrka hur detta är tänkt att ske.
4.3.1
Inom programmet förvandlas prognoser till budget
Inom programmet och projekten upprättas prognoser för att följa den ekonomiska utvecklingen.
Prognos och utfall följs upp månadsvis vid styrgruppsmöten. En controller ansvarar för hantering av
den excelfil som utgör själva prognosdokumentet. Prognoserna uppges sedan användas som
detaljbudget för kommande period. Det upprättas ingen annan form av budgetdokument.
Granskningen har tagit del av denna excelfil och bedömer den olämplig som budgetdokument på mer
övergripande och politisk nivå, den är framtagen för operativa syften.
Intervjuade menar att den största utmaningen i program och projekt har varit att kostnaderna hittills
varit lägre än prognostiserade och de är eniga om att större kostnader kommer 2023. Eftersom det
finns ett ackumulerat överskott upplevs detta dock inte som ett bekymmer.
Granskningen har efterfrågat detaljbudgetar för respektive projekt men erfar att sådana inte görs.
Programmets totala årsbudget fördelas på respektive projekt men summorna är inte låsta i budgetar.
Enligt uppgift från programorganisationen har strukturen av projekten ändrats över tid och av denna
anledning är det gynnande att inte ha låsta projektbudgetar. Som exempel ändrades projektets
struktur från fyra till tre projekt hösten 2022. Budgetar fastställs på programnivå av styrgruppen.
4.4
Bedömning - budget
Som ansvariga för FVIS har regionstyrelsen en intetsägande verksamhetsplan 2022 som helt saknar
uppgifter om programmets intäkter och kostnader samt budget på kostnadsslag. Verksamhetsplanens
information kring FVIS bedöms inte vara en budget i den meningen att den ger styrelsen möjlighet att
följa upp och styra programmet och dess projekt. Budgeten är i den meningen verkningslös trots att
medel finns i regionstyrelsens budget.
Då det i realiteten saknas en årlig budget (endast ett ramhöjande anslag) saknas också en årlig
budgetberedning och möjlighet att ta ställning till behov av tilläggsbudgetering, justeringar i
programmets innehåll eller anpassning av andra budgetposter i syfte att frigöra resurser. Styrelsen har
dessutom ingen riskanalys kopplad till den ekonomiska utvecklingen eller omvärldsfaktorer som kan
påverka kostnaderna.
Allt budgetarbete sker inom programorganisationen och den roll som regionstyrelsen har i
organisationen (kapitel 2) omfattar inte att följa och styra program eller projekt, det sker helt inom
ramen för förvaltningsorganisationen och dessa ser budgeten som möjlig att ackumulera över åren.
Granskningen menar att detta är formellt felaktigt samt att regionstyrelsen i praktiken överlämnat hela
FVIS-programmet inklusive projekt till övrig programorganisation att sköta.
14
Hälso- och sjukvårdsnämnden har helt utelämnat FVIS i verksamhetsplan och delårsrapport vilket ur
perspektivet ”verksamhet” är anmärkningsvärt, främst är det ju nämnden som ska få nyttor av
införandet av FVS och de förfogar årligen över 25 mnkr som sin del av program och projekt och
resurssätter program och projekt med egen verksamhetspersonal.
Då FVIS-organisationen lyfter svårigheter att alltid ha tillgång till kompetenser från nämndens
ansvarsområden torde det finnas utmaningar såväl för programmet som för ordinarie verksamhet
värda för nämnden att följa och vid behov åtgärda. Granskningen kan inte styrka att nämnden gör
detta.
Granskningen har inte gått på djupet i fråga om investeringsbudgetens sekretess men oavsett så
bedöms det som bristfälligt att regionstyrelsen inte har berett, beslutat, följt upp och vid behov styrt
investeringarna i FVIS. Sekretess är inget hinder och all sådan information går att skydda, men det ska
framgå av protokoll att så skett.
Regionstyrelsens reglemente fastställer: ”Regionstyrelsen ansvarar för regionkommunens processer
inom digitalisering och medicinsk teknik … Regionstyrelsen ansvarar även för portföljstyrning inom
digitalisering samt regionens digitaliseringsstrategi.” En bärande del av portföljsstyrning är att tillse så
program och projekt genomförs på rätt sätt, och när de är pågående, kontinuerligt bevaka hur de
genomförs, ha kontroll över resursbehov kontra tillgängliga resurser, tidplaner, förseningar m m.
Portföljstyrning inkluderar även hemtagning av de nyttor programmet avser att skapa. Hur detta är
tänkt att gå till erfar granskningen inte är helt klarlagt för de funktioner som arbetar med programmet.
Kritiken i denna del avser bristen på spårbarhet över huruvida regionstyrelsen portföljstyr program och
projekt.
5.
Det finns ersättningsmodell och kontroller genomförs
Regiondirektören har fastställt en ersättningsmodell för olika verksamheters medverkan i programmet.
Modellen anger det timpris som respektive verksamhet ersätts med vid medverkan. I modellen
ersätter den faktiska arbetstid som utförs i aktiviteter inom FVIS-programmet, dess projekt eller
uppdrag. Eget utvecklingsarbete som behöver genomföras i verksamheterna med anledning av FVIS
ersätts dock inte.
En väsentlig utgångspunkt är att vårdproduktionen inte ska påverkas av programmet. Enheter som
behöver tillsätta vikarier, rekrytera tillfällig personal eller tillhandahålla resurser som inte omfattas av
anslagsfinansieringen ersätts från FVIS-programmet utifrån nedlagd tid. Personal från
ersättningsberättigade verksamheter måste tidrapporter för att verksamheten ska får sådan ersättning
och som utgår från schablonkostnad per arbetad timme. Schablonen ska täcka lön, sociala avgifter
samt eventuell restidsersättning. Schablonerna fastställs årsvis av regiondirektören. Det framgår inte
var regiondirektören ska återrapportera beslut om nya schablonkostnader. Inför regiondirektörens
beslut sker utvärdering gentemot kostnader och det nya beloppet är ett genomsnitt av verkliga
kostnader. Det är oklart om dessa beslut sker på delegation eller är att betrakta som
verkställighetsbeslut.
För utfall av övriga kostnader inklusive resor används de faktiska kostnaderna som belastat
programmet.
Det föreligger en upplevd osäkerhet kopplat till hur arbetstid som kan avse såväl program som
ordinarie vårdverksamhet ska redovisas. Det finns en ”lathund” men den bedöms av intervjuade som
otillräcklig. Osäkerheten riskerar att leda till felredovisad arbetstid och det sker ingen kvalitetssäkring
15
av hur arbetstid redovisas i de fall osäkerhet råder, det är även oklart om denna osäkerhet har stor
eller liten påverkan på tidredovisningen.
Kostnad för externa konsulter ska anges i avtal, vilket bekräftas av stickprovet med undantag från ett
avtal. Intervjuade som ansvarar för betalning av fakturor avseende externa konsulter uppger att nya
prisuppgifter för konsultkostnader uppdateras i fakturorna.
5.1
Hantering av fakturor
Inom programmet är det programägare som attesterar fakturor. Vid eventuell frånvaro ska närmaste
chef ersätta som attestant vilket följer ordinarie attestordning, det finns ingen specifik för program
eller projekt.
Fakturahanteringen inom programmet sker framför allt genom manuella kontroller. Enligt uppgift finns
ambitionen att automatisera mer men inget konkret är genomfört.
Fakturorna kommer till programadministratör som förkonterar samt stämmer av konsultfakturor mot
tidredovisningen. Programadministratör skickar sedan vidare för beslutsattestering. En controller
genomför kontroll av fakturorna när dessa är registrerade som ett led i analysen av månadens utfall.
Denne är en mycket viktig del av kontrollkedjan.
Programägare ansvarar för programmets portfölj och har en övergripande bild över betalningarna. Det
är programägare som ansvarar för beslutsattestering av samtliga fakturor som avser programmet.
Denne har en ersättare från sin linjeorganisation, inte fullt lika insatt i program eller projekt.
5.2
Stickprov
I granskningen har ett stickprov genomförts avseende kontering, attestering och underlag till fakturor.
20 verifikationer har valts ut för granskning. För att utföra stickprovet tillhandahöll en controller en
excelfil över gjorda in-och utbetalningar. Av stickprovet framkommer att kontering och attestering sker
på korrekt sätt. Granskningen noterar dock att fakturor innehållsmässigt har olika detaljeringsnivå och
anger referens på olika sätt vilket gör det svårare att få en samstämmig bild.
Erfarenheterna från stickprovet är att det i fyra fall finns olika uppgifter avseende excelfil, avtal och
fakturor. I två fall saknas aktiva avtal
. Hela stickprovet återfinns i bilaga 2.
Av granskningen framkommer att kontroll mot avtal inte sker varje gång en faktura attesteras. Kontroll
sker däremot av tidrapporteringen att samma tid finns på fakturan som i tidrapporteringen. För att en
leverantör ska läggas upp i tidrapporteringen måste den ha avtalats genom avrop. FVIS avropar inom
det ramavtal som finns och sedan skrivs avtal med det konsultbolag som tilldelas, därefter läggs
leverantören upp så den kan tidrapportera.
Avstämning sker månadsvis av att prognos av resurser inom programmet och utfallet verkar stämma,
annars utreds anledningar till avvikelser och projektledarna går igenom tidrapporteringen för att
upptäcka eventuella konstigheter. En konsult kan vara inne i flera projekt inom regionen och därför är
konteringen ibland uppdelad på fler rader. Det är tidrapporteringen som styr hur denna uppdelning
görs. Tidrapporterna kan vara olika omfattande, vissa inkluderar såväl timmar, timpris, datum,
klockslag samt utfört arbete, andra endast antal timmar och timpris. Fakturor har ibland - men inte
alltid - hänvisning till ett referensnummer, avtal eller beställningsnummer.
2
I avtalen anges att förlängning kan ske. Vi kan dock inte spåra att en förlängning har skett.
16
5.3
Upphandling av konsulter
Regionens avdelning för upphandling ansvarar för att genomföra upphandlingar av konsulter till FVIS-
programmet. I upphandlingar av konsulter används kontroller för att säkerställa rätt kompetens. Den
största utmaningen uppges av intervjuade vara att hitta rätt kompetens inom rätt tid. Vanligen uppstår
behov snabbt. Upphandling sker främst via ramavtal.
Fakturabetalningssystemet gör ingen automatiserad avstämning mot avtal för att innan utbetalning,
avstämning ska ske manuellt av beställaren vilket inte är en garanti för att leverantören är upphandlad.
Leverantörsreskontran kan köras mot avtalsregister men så sker enligt uppgift normalt inte. Den
manuella kontrollen sker mot tidredovisningen och beskrivs ovan.
5.4
Bedömning - ersättningsmodell och kontroller
Att regiondirektören fastställer schablonersättningar för nedlagd arbetstid är inget anmärkningsvärt
men det bör fastställas om det är delegationsbeslut eller verkställighetsbeslut. Då schablonerna har
påverkan på regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomi bedömer granskningen att
det sannolikt är delegationsbeslut vilka ska dokumenteras, återrapporteras och protokollföras.
Fakturakontroll är ett grundläggande inslag i den interna kontrollen och rutinen bedöms formellt
utföras med tillräcklig intern kontroll av programadministratör samt beslutsattestant.
Granskningen bedömer dock att fakturakontrollerna i högre utsträckning bör automatiseras.
Kontrollkedjan bör analyseras utifrån risk- och konsekvens. Vidare finns en sårbarhet då det bara finns
en beslutsattestant och dennes ersättare inte är lika insatta i vad fakturorna avser.
Stickprovet visar att kontering och attestering skett på korrekt sätt. Granskningen noterar dock att
fakturor innehållsmässigt har olika detaljeringsnivå och anger referens på olika sätt vilket ger olika
förutsättningar för kontroll. Att ge fakturor en likvärdig utformning underlättar kontroller av
underliggande avtal och prisvillkor.
6.
Det finns fastställda principer för uppföljning av programmet
FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering, fastställd av programägare, reglerar programmets
principer för uppföljning.
Alla i ledar- och ägarroller inom FVIS-programmet ansvarar för att genomföra och/eller bidra till
beslutade uppföljningar inom sitt område. FVIS programkontor ska leverera stöd till programmet vid
olika typer av uppföljning. Omfattning av stödet, inklusive prioriteringsordning, kan variera under
programperioden. Stödet till programmet fastställs löpande av programkontorsansvarig och
programledare.
Prognos upprättas årsvis för programövergripande områden, huvudprojekt, delprojekt och större
uppdrag. Årsprognosen revideras innan årets ingång samt efter tertial 1 respektive tertial 2.
Revidering av prognos på rollnivå avseende antal heltider med fastställda schabloner för timkostnad
fördelas på antal månader. Revidering av prognos för övriga kostnader sker utifrån kostnadsslag och
schabloner eller faktiskt kända kostnader. I samband med revidering av prognos vid tertial 1 och 2
justeras prognosen utifrån utfall tidigare månader.
Prognos för innevarande år görs löpande månadsvis per tertial. I samband med de löpande
prognoserna görs även en prognos för kommande år. Denna revideras under tertial 3 innevarande år.
17
Regionala resurser som ersätts av Sussa ingår inte i regionens uppföljning och rapportering.
6.1
Uppföljning av resurser
Inför varje år fastställs vilka roller som programmet ska planera utifrån och rapportera. Alla personer
som arbetar inom FVIS blir tilldelade en eller flera roller beroende på arbetsuppgifter. Interna resurser
som frångår sin linjeroll för att arbeta i programmet/projekten redovisas som kostnad i FVIS
program/projekt utifrån fastställda schabloner för interna resurser fastställda av regiondirektören.
Externa resurser redovisas utifrån avtalade timpriser.
Inom program och projekt föreligger risker då tid ska prioriteras i relation till ordinarie
linjeverksamheten. Kompetenser från vården ska medverka i projekten och det kan leda till
kompetensbrist antingen i projekt eller i ordinarie verksamheter. Intervjuade beskriver en otydlighet
kopplat till hur arbetstid som kan avse såväl program som ordinarie verksamhet ska bedömas och
därmed råder osäkerhet avseende kostnader för programmet kontra linjeorganisationen.
Bedömningen görs att det trots en tydlig organisation finns risk att regler och rutiner inte efterlevs fullt
ut. Korrekt och relevant medverkan från sjukvården är ett ansvar som åvilar hälso- och
sjukvårdsnämnden.
6.2
Uppföljning av program, projekt och uppdrag sker i ”Antura”, ett
projektstyrningsverktyg
Inför varje nytt kalenderår fastställs vilka projekt som ska följas upp i systemet Antura. Om ett projekt
ändrar innehåll och inriktning avbryts projektet och ett nytt projekt skapas.
I Antura finns motsvarande aktiviteter som i tidsrapporteringen. De resurser som är involverade i
uppdragsarbetet rapporterar in tid på uppdragsnivå. Utifrån tidrapporteringen sammanställs hur
många timmar varje roll lagt per aktivitet och läggs in i Antura. För att få fram resultatet används
schabloner.
6.3
Rapportering av uppföljning
Innehållet i FVIS rapportering beslutas av FVIS programägare i samråd med FVIS
beställarrepresentanter. Förslag till rapporteringens innehåll läggs fram och utvärderas löpande av FVIS
programledare, ansvarig för FVIS programkontor och ansvarig för regionens portföljkontor i samråd
med berörda controllers. Projektledaren respektive programledare bedömer månadsvis
projektets/programmets status avseende tid, kostnad, resultat och resurser. Detta redovisas till
styrgruppen. Rapporteringen sker genom presentationer. Bedömning ska lämnas enligt nedanstående
tre nivåer:
•
Grönt
Projektet följer projektplanen.
•
Gult
Det finns avvikelser som antingen hanteras inom projektet eller
som redan har en lösning. Beslut kan behöva fattas av projektägare.
•
Rött
Det finns avvikelser som saknar lösning och/eller kräver åtgärd eller
beslut av programägare eller programstyrgrupp.
Det som rapporteras rött ligger utanför projektledarens mandat att hantera.
18
Varje månad ska projektledare/programledare bedöma projektets/programmets totala riskbild. Vid
månatlig trafikljusrapportering görs en helhetsbedömning av projektets/programmets totala riskbild.
Vid gul eller röd rapportering måste alltid en kommentar anges. Kommentaren ska innehålla
beskrivning av risken samt nuvarande hantering av den.
Av intervjuer framgår att rapporteringen sker i programmets styrgrupp. Detta bekräftas av
programstyrgruppens protokoll 2022. Styrgruppen rekommenderar beslut till programägaren.
Intervjuade uppger att en månadsrapport sätts samman över programägarens beslut och delar av
denna rapporteras till berörda. Granskningen har av dokumentation inte kunnat vidimera
programägarens beslut med anledningen av rekommendationerna.
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden uppdateras muntligt om programmet. Av intervjuer
framgår att rapportering till regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden sker på förfrågan av
styrelsen eller nämnden, vilket ska ha hänt ett fåtal gånger. Det är regiondirektör respektive hälso- och
sjukvårdsdirektör som redogör för programmet i styrelse och nämnd. Granskningen har tagit del av
regionstyrelsens samt hälso- och sjukvårdsnämndens protokollförda sammanträden 2022. Av dessa
framgår att regiondirektören vid fem tillfällen 2022 informerat regionstyrelsen om FVIS-programmet i
sin månadsrapport. Informationen som framgår av protokollen är väldigt övergripande och det finns
inga beslut fattade. Inom ramen för uppföljning ligger även fattade delegationsbeslut och som tidigare
konstaterats råder stor osäkerhet kring vilka beslut som fattats på delegation.
Det finns delegationsbeslut som anmälts till regionstyrelsen men inte månadsvis och
återrapporteringen av delegationsbeslut har inte varit konsekvent. Av de rapporterade
delegationsbesluten framgår inte tydligt vilka beslut som fattats.
Hälso- och sjukvårdsnämnden övergripande informerats om FVIS-programmet i februari och juni 2022.
6.4
Uppföljning och kontroll av efterlevnad av rutiner och riktlinjer saknas
Arbetet utifrån rutiner, regler och riktlinjer har beskrivits löpande i rapporten. Det noteras vissa avsteg
från fastställda rutiner. I listan nedan sammanfattas de avsteg som granskningen iakttagit.
•
Det finns en riktlinje för riskhantering vari det framgår att riskanalyser ska innehålla strategier för
åtgärder. Detta dokumenteras inte enligt riktlinjen i riskanalys från januari 2023.
•
Delegationsbeslut ska återrapporteras men det föreligger endast ett fåtal återrapporterade
delegationsbeslut (se avsnitt 3.4). Den iakttagna bristen stärks av att intervjuade berättar att
samtliga delegationsbeslut inte återrapporteras. Enligt intervjuade finns det från och med januari
2023 en ny rutin för hantering av delegationsbeslut. Beslut som fattas inom programmet listas i en
beslutslogg (på plattformen Sharepoint). När beslut faller under en kategori som ska
återrapporteras till regiondirektören notifieras detta automatiskt till Regiondirektörens
administratör/sekreterare. Administratören/sekreteraren kan gå till beslutet och dess underlag.
Funktionen avser inte återrapportering till nämnd eller styrelse.
•
Programorganisationens hantering av överskott eller underskott stämmer inte överens med hur
regionens ekonomiska ansvar är utformat.
Av granskningen framgår att det saknas kontroller och uppföljning av efterlevnad av rutiner och
riktlinjer.
19
6.5
Bedömning - uppföljning
Det styrande dokument som reglerar uppföljningen ”FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering” är
inte fastställt av regionstyrelsen och styrelsen har därmed inte beslutat på vilket sätt, hur ofta, eller
med vilket innehåll den vill ta del av uppföljning, analys och förslag till åtgärder. Eftersom allt
beslutsmandat är delegerat till regiondirektören (se nästa kapitel) har styrelsen medvetet begränsad
sin beslutskapacitet. När protokoll visar att uppföljning sker muntligt och sällan saknar styrelsen
möjlighet till ändamålsenlig information för att styra, om de så önskar.
Sjukvården kompenseras ekonomiskt med schabloner med det medför inte att kompetenser finns att
tillgå som kan ersätta den som övergått till projekt, detta är en sårbarhet för program och projekt
Vidare noteras att avsteg sker från rutiner och riktlinjer. Det finns ingen uppföljning eller kontroll
avseende tillämpning av rutiner och riktlinjer. Detta härleds av granskarna till att regionstyrelsen och
hälso- och sjukvårdsnämnden inte fastställt styrdokument och därför inte heller följer upp
tillämpningen.
7.
Regiondirektören har en långtgående delegation
Regionstyrelsen har uppdragits till regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, ”att besluta om en
ändamålsenlig och effektiv programorganisation, representera Region Västerbotten i Sussa samverkan
samt fatta de beslut som behövs för att genomföra Framtidens vårdinformationsstöd regionalt och
tillsammans med övriga regioner i Sussa samverkan”. Regiondirektören ska enligt styrelsen
kontinuerligt återrapportera delegationsbesluten till Regionstyrelsen.
Regiondirektören har beslutat om en instruktion för programägare samt beställarrepresentanter.
Programägare
har i uppdrag att:
•
ändamålsenligt och effektivt styra det regionala FVIS-programmet i samverkan med det
gemensamma FVIS-programmet i Sussa,
•
verka för att det regionala FVIS-programmet aktivt bidrar i det Sussa-gemensamma arbetet,
•
ärendeberedningen för olika typer av beslut som berör FVIS ska vara sammanhållen,
•
Innan FVIS-beslut fattas ska beslutet vara förankrat hos berörda parter,
•
i dialog med beställarrepresentanterna säkerställa att beslutsfattande sker på rätt nivå i
organisationen när det gäller FVIS-frågor,
•
som ordförande driva arbetet i FVIS programstyrgrupp,
•
löpande föra dialog med berörda parter i FVIS-frågor som påverkar linjeorganisationen,
•
löpande föra dialog med fackliga organisationer och bereda frågor kring FVIS, samt
•
ansvara för löpande återrapportering till beställare.
Programägare har vidaredelegation från regiondirektören att besluta om ändringar i redovisad
programorganisation för FVIS samt fastställa styrande dokument för programmet.
3
Dnr: VLL 113-2018, Protokoll LTS 2018-01-31 § 7
4
Instruktion till programägare och beställarrepresentanter för Framtidens vårdinformationsstöd (FVIS)
20
Återrapportering ska ske till regiondirektören. Vidaredelegationen omfattar inte ändringar gällande tid,
kostnad och omfattning, i dessa fall ska beställaren fatta beslut.
För FVIS finns två beställarrepresentanter, en för Hälso- och sjukvård och en för Digitalisering.
Beställarrepresentanterna är utsedda av regiondirektören och ingår i Sussa samverkans styrgrupp.
Beställarrepresentanterna fattar gemensamt följande förberedande och verkställande beslut:
•
Konfigurationsbeslut för FVIS (förberedande beslut till ”Go Live” det vill säga då
vårdinformationssystemet driftsätts)
Förberedande och verkställande beslut i styrgrupp för Sussa samverkan. Beställarrepresentanterna
ska:
•
förankra regionalt innan konfigurationsbeslut fattas,
•
förankra regionalt inför beslut i styrgrupp för Sussa samverkan,
•
I dialog med programägaren säkerställa att beslut i styrgrupp för Sussa samverkan vid behov tas
hem till regionen för beslut av behörig beslutsfattare. Det inkluderar regionalt ställningstagande vid
avvikande mening i Sussa.
Vid brådskande ärenden av tillfällig natur äger beställarrepresentant rätt att fatta beslut på egen hand.
7.1
Bedömning - delegationsbeslut
Det är bristfälligt att regionstyrelsen lämnat en så omfattande och ospecificerad delegationsrätt till
regiondirektören att å styrelsens vägnar ” …fatta de beslut som behövs för att genomföra Framtidens
vårdinformationsstöd regionalt och tillsammans med övriga regioner i Sussa samverkan”.
Delegationsrätt ges vanligtvis inom tydligt avgränsade ärenden av rutinartad betydelse så att den
politiska församlingen kan avlastas löpande ärenden. Denna delegation är så omfattande att den i
praktiken kan beskrivas som att regionstyrelsen frånsagt sig sin beslutskapacitet för FVIS.
Att styrelsen beslutat att regiondirektören kontinuerligt ska återrapportera delegationsbesluten har
tappats bort, det finns ingen kontroll över fattade delegationsbeslut och det går inte att avgöra vilka
beslut som är fattade på delegation.
Hela hanteringen är rättsosäker och kan medföra att flera beslut inte vunnit laga kraft då de aldrig
protokollförts.
Att det på vidaredelegation fattas beslut om styrande dokument är värt att följa upp avseende de
styrkonsekvenser dessa har. Om de syftar på mål, inriktning, kvalitet eller omfattning är de enligt
kommunallagen inte möjliga att delegera. Regionstyrelsen bör bedöma samtliga styrdokuments syften.
21
8.
Ekonomistyrning
Som framgår av rapportens rubrik och inledning avser granskningen att bedöma hur regionstyrelsen
och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomistyrning av FVIS är utformad utifrån styrning, uppföljning
och kontroll över kostnaderna.
De väsentligaste momenten i ekonomistyrning som är relevanta i denna granskning utgörs av:
•
vidta åtgärder för att uppnå ekonomiska mål
•
mätning, kontroll och undersökning av intäkter och kostnader
•
planering av väntade och oväntade händelser
•
kalkyler, budgetering och uppföljning
•
styrande dokument
•
ansvarsindelning
•
beslutsprocess
Granskningen ska även bedöma om FVIS genomförs i projektform med anpassning till regionens övriga
ekonomistyrningsstruktur.
8.1
Bedömning - ekonomistyrning
Som framgår av rapportens iakttagelser och bedömningar blir slutsatsen att varken regionstyrelsen
eller hälso- och sjukvårdsnämnden tillämpar ekonomistyrning av FVIS.
Den definition av ekonomistyrning som denna granskning använder motsvarar inte hur regionstyrelsen
och hälso- och sjukvårdsnämnden styr, exempelvis saknas egentlig budget, uppföljning, beslut för att
uppnå ekonomiska mål, mätning, kontroll samt planering av väntade och oväntade händelser. Det
saknas även budgetprocess, prestationsmätning och av styrelsen fastställda styrande dokument.
Granskningen kan inte styrka att styrelse och nämnd följer upp användningen av budgetanslagen
varken på drift eller investering.
Program- och projektorganisationen gör dock det inom sin program- och projektorganisation men
avviker i praktiken från regionens ekonomiska styrmodell där ekonomiska resultat avslutas per
kalenderår. FVIS tillämpar resultatöverföring under programperioden som ur ett formellt perspektiv
strider mot styrmodellen.
9.
Samlad bedömning
Granskningen avser att bedöma huruvida regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden säkerställt
en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet. Granskningen
ska även ge svar på om kostnaderna hanteras på korrekt sätt på program- och projektnivå. Den samlade
bedömningen är att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte säkerställt en tillräcklig
styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.
Bedömningen baseras på följande väsentliga iakttagelser och bedömningar.
•
Granskningen kan inte vidimeras att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden tar en aktiv
roll i uppföljning och strategisk styrning.
22
•
Det saknas spårbarhet över hur regionstyrelsen lever upp till ansvaret uttryckt i dess reglemente:
”Regionstyrelsen ansvarar för regionkommunens processer inom digitalisering och medicinsk teknik
… Regionstyrelsen ansvarar även för portföljstyrning inom digitalisering samt regionens
digitaliseringsstrategi.”
•
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden har inte i internkontrollplaner inkluderat FVIS-
program eller projekt.
•
Granskningen kan inte finna att någon årlig budgetprocess eller årliga budgetar för program och
projekt antagna av regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden. För investeringsbudgeten
saknas FVIS-uppgifter i regionplaner, verksamhetsplaner och protokoll. Enligt uppgift från
programorganisationen omfattas FVIS investeringsbudget av sekretess och av den anledningen
återges inte FVIS i investeringsplan, delårsrapport eller årsbokslut.
Granskningen kritiserar att det inte framgår av protokoll om regionstyrelsen med beaktande av
sekretess tagit del av investeringens anslag, prognoser och årliga utfall samt i övrigt portföljstyrt
investeringen.
•
De årliga driftbudgetarna ska avse samma nominella årliga belopp men programorganisationen ser
dessa budgetar som rullande resurser mellan åren där överskott får kompensera underskott. Så är
inte regionens ekonomiska ansvar utformat.
•
Hälso- och sjukvårdsnämnden ska under hela programperioden följa utvecklingen I syfte att främja
sjukvårdens medverkan och kommande implementering av FVIS i vården.
Mot bakgrund av den mycket ringa uppföljning som framgår av nämndens protokoll kan det
ifrågasättas om så verkligen sker.
•
Regionstyrelsen har delegerat samtliga beslut avseende programmets genomförande till
regiondirektören. Det är omfattande och ospecificerad delegationsrätt till regiondirektören. Det
finns ingen kontroll över fattade delegationsbeslut och det går inte att avgöra vilka beslut som är
fattade på delegation och återrapporteringen är bristfällig.
•
I FVIS-programmet finns framtagna styrdokument som bland annat reglerar genomförandet av
riskanalyser, finansiering och uppföljning. Antagande av styrdokument är delegerat och det kan
ifrågasättas lämpligheten i synnerhet som återrapporteringen är bristfällig.
•
Det sker avsteg från programmets såväl som regionens regler och rutiner. Som exempel sker avsteg
avseende riskhantering, återrapportering av delegationsbeslut och resultatöverföring.
•
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden tillämpar inte ekonomistyrning av FVIS. Det
saknas egentlig budget, uppföljning, beslut för att uppnå ekonomiska mål, mätning, kontroll samt
planering av väntade och oväntade händelser. Det saknas även budgetprocess, prestationsmätning
och av styrelsen fastställda styrande dokument. Granskningen kan inte styrka att styrelse och
nämnd följer upp användningen av budgetanslagen varken på drift eller investering.
23
10.
Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor
Den sammanfattande bedömningen är att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte
säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.
Bedömningen utgår från nedanstående svar på revisionsfrågorna.
Revisionsfrågor
Svar
Är beredningen av budgeten för
FVIS-programmet, dess projekt
och uppdrag ändamålsenlig?
Nej. Regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnden
fastställer inte en årlig driftsbudget för sina
ansvarsområden inom FVIS. Budgetanslagen har av
fullmäktige 2020-02-25 §21 tillförts som ramhöjning
som gäller tillsvidare för styrelse och nämnd.
Programorganisationen gör budget på prognoser men
dessa fastställs inte av styrelse eller nämnd.
Det finns dokumenterade risk- och konsekvensanalyser
för programmet som uppdateras och följs upp
kontinuerligt inom programmets styrgrupp men som
inte beslutas eller följs upp av styrelse eller nämnd.
Investeringsanslagen för FVIS är omgärdad av sekretess
vilket medför att varken regionfullmäktige eller
regionstyrelsen får del av dessa specifika anslag och det
finns ingen spårbarhet av någon form av beredning.
Finns dokumenterade risk- och
konsekvensanalyser med
tillhörande handlingsplaner?
Nej inte upprättade av regionstyrelse och hälso- och
sjukvårdsnämnd. Sådana finns däremot inom
programorganisationen där samtliga identifierade risker
samlas i ett dokument som uppdateras kontinuerligt och
följs upp månadsvis i styrgruppen. Dock framgår att
rutinerna inte helt efterlevs, det noteras att riskanalysen
från januari 2023 inte innehåller angiven strategi för
åtgärder.
Finns beslutad budget på
övergripande nivå för
programmet?
Delvis. Fullmäktige fastställde en ramhöjning 2020-02-
25 § 21 till regionstyrelsen (50 mnkr) och hälso- och
sjukvårdsnämnden (25 mnkr). Hur dessa fördelas inom
FVIS-programmet framgår ej av styrelsens eller
nämndens verksamhetsplaner för 2022.
Investeringsbudgeten fastställs årligen men av
sekretesskäl återges inte beloppen avseende FVIS i
investeringsplaner och verksamhetsplaner där de är
inbäddat i andra investeringsbelopp avseende
digitalisering. Det går alltså inte att bedöma hur
investeringsbudgeten för FVIS ser ut, dess utfall och
uppföljning.
24
Finns beslutad detaljbudget som
inkluderar relevanta kostnader,
exempelvis kända kostnader för
konsulter?
Nej. Regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnd
antar inga årliga budgetar avseende FVIS. Även inom
programorganisationen saknas detaljbudgetar.
Programmet använder sig av prognoser som en form av
budget.
Av prognoserna framgår detaljerade kostnader för
exempelvis konsulter.
Finns beslutade riktlinjer och
rutiner för ekonomistyrningen av
programmet och projekten?
Nej. Styrelse och nämnd har inte fastställt riktlinjer och
rutiner, det har däremot programorganisationen bland
annat riskanalyser, finansiering och uppföljning.
Är riktlinjer och rutiner fastställda
av behörig instans?
Nej, inte i tillräcklig omfattning. Rutiner och riktlinjer är
fastställda på olika nivåer men det förekommer av
dokument och intervjuer brister i tydlighet om vilken
funktion som beslutat om riktlinjer samt om detta är
delegationsbeslut.
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden har
inte beslutat om styrdokument inom FVIS.
Är riktlinjer och rutiner anpassade
till arbetsformen ”projekt”?
Ja med undantag för den ”politisk ledning” som det
uttrycks i organisationsskissen. Den politiska nivån som
ska styra programorganisationen utgörs av
regionstyrelsen och är inte aktiv i den rollen.
FVIS är egentligen inte ett projekt, utan flera, och de
hålls samman i en programorganisation. Arbetssättet är
emellertid anpassat till denna organisationsform, utöver
att de budgeterade driftmedlen ses som anslag som kan
användas från år till år över hela programperioden vilket
strider mot regionens ekonomistyrningsprinciper.
Följs regler och rutiner?
Delvis. Det sker avsteg från programmets såväl som
regionens regler och rutiner. Som exempel sker avsteg
avseende riskhantering, återrapportering av
delegationsbeslut och budget. Det finns dock en
program- och projektorganisation som skapar
förutsättningar för att efterleva regler och rutiner men
det behövs kvalitetssäkras att så också sker. Bristerna
utgörs av regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnd
inte fastställt styrdokument och därför inte heller följer
upp tillämpningen.
Särredovisas relevanta kostnader
på korrekt konto inklusive
projektkod?
Ja. Programorganisationen kontrollerar varje verifikation
och säkerställer att rätt konto används, vilket bekräftas
av granskningens stickprovskontroll. Granskningen
noterar att fakturor varierar i fråga om referenser till
avtal.
25
Är samtliga fakturor attesterade
på korrekt sätt?
Ja, tillämpad rutin ger en formellt ändamålsenlig
attestkontroll, dock föreligger sårbarhet då det bara
finns en beslutsattestant och dennes ersättare inte är
lika insatta i vad fakturorna avser. Rutinen bör ses över
utifrån risk och sårbarhet.
Följs upphandlingsregler vid
anlitande av konsulter?
Ja, den tillämpade rutinen bedöms ge sådan följsamhet i
tillräcklig omfattning.
Är den ekonomiska
uppföljningen tillräckligt
utvecklad?
Nej. Det sker inte en tillräcklig ekonomisk uppföljning av
regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden.
Ger den ekonomiska
rapporteringen en helhetsbild
över FVIS-programmet?
Nej. Regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnd har
ingen utvecklad, och till deras ansvarsnivå, anpassad
ekonomisk uppföljning.
Inom program och projekt finns däremot dokument för
ekonomisk uppföljning som ger en helhetsbild över FVIS-
programmets ekonomiska status. Dessa rapporteras
emellertid inte till regionstyrelsen eller hälso- och
sjukvårdsnämnden varför granskningen inte kan säga att
den politiska ledningen ges en helhetsbild över
ekonomin i programmet. Det saknas exempelvis
uppföljning i delårsrapport 2 2022.
Får styrelsen och nämnden
rapportering över kostnaderna för
programmet som helhet och för
respektive år?
Nej. Granskningen kan inte bekräfta att regionstyrelsen
och hälso- och sjukvårdsnämnden får rapportering av
kostnaderna i programmet. Muntlig rapportering av
respektive direktör lämnas men av underlag framgår
inte tillräckligt för att kunna besvara frågan med ett ja.
Har styrelse och nämnd överblick
över samtliga kostnader
förknippade med programmet?
Nej. Då det saknas tillräcklig rapportering bedömer
granskningen att det inte är möjligt att styrelsen och
nämnd har överblick över samtliga kostnader
förknippade med programmet.
Hanteras budgetavvikelser på
korrekt sätt över projektperioden?
Nej. Regionens ekonomiska styrmodell innebär att varje
budgetår avslutas med bokslut vari över- och underskott
avslutas och det sker ingen tilläggsbudgetering under
åren. I program- och projektorganisationen används
däremot resultaten som vore de överförbara mellan
åren och överskott används som finansiering av
underskott.
Umeå 2023-03-24
Jan Darrell
Certifierad kommunal yrkesrevisor, EY
Lina Hedlund
Verksamhetsrevisor, EY
26
Bilaga 1 Källförteckning
Intervjuade funktioner
•
Biträdande programledare
•
Controller ekonomistaben
•
Controller i FVIS-programmet
•
digitalisering - teknik direktör/Beställarrepresentant
•
Digitaliseringsarkitekt
•
Ekonomidirektör
•
Organisationsutvecklare
•
Programledare
•
Projektägare
•
Projektägare (MIAA)
•
Regiondirektör
•
Upphandlingschef
Granskade dokument
•
Delårsrapport per april 2022 Hälso- och sjukvårdsnämnden
•
Delårsrapport per april 2022 Regionstyrelsen
•
Direktiv för införandefas v Framtidens vårdinformationsstöd i Västerbotten - tjänsteskrivelse 2018-
01-10
•
Ersättningsmodell för Framtidens vårdinformationsstöd (FVIS)
•
Framtidens vårdinformationsstöd i Sussa-samverkan RS 1406-2020
•
Framtidens vårdinformationssystem i Västerbotten, FVIS. Direktiv för införandefas VLL 133-2018
•
FVIS Riktlinje för riskhantering 2021-06-23
•
FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering 2021-06-23
•
Hälso- och sjukvårdsdirektörens vidaredelegation 2019-01-11
•
Hälso- och sjukvårdsnämndens delegationsordning
•
Investeringsplan 2022
•
Instruktion till programägare och beställarrepresentanter för Framtidens vårdinformationsstöd
(FVIS)
•
Organisationskarta FVIS
•
Presentation - FVIS budget och prognos 2020-2025
•
Prognos FVIS P0 2022
•
Prognos FVIS P2 2022
•
Programdirektiv Framtidens vårdinformationsstöd 2020-11-06
•
Programdirektiv Framtidens vårdinformationssystem - FVIS RS 1051-2020
•
Programplan Framtidens vårdinformationsstöd 2020-11-06
•
Protokoll Hälso- och sjukvårdsnämnden 2022
•
Protokoll programstyrgrupp 2022
•
Protokoll Regionstyrelsen 2022
•
Region Västerbottens projektmodell PROJEKTiL 3.0
•
Regiondirektörens vidaredelegation 2019-08-21
•
Regionplan 2022
•
Regionstyrelsens delegationsordning
•
Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnden
•
Reglemente för Regionstyrelsen
•
Tjänsteskrivelse Framtidens vårdinformationsstöd programdirektiv, programplan och delegation
kring genomförande RS 1051-2020
•
Verksamhetsplan hälso- och sjukvårdsnämnden 2022
•
Verksamhetsplan regionstyrelsen 2022
•
Årsrapport 2021 Hälso- och sjukvårdsnämnden HSN 1318-2021
•
Årsrapport 2021 Regionstyrelsen
27
Bilaga 2 - Stickprov
Stickprovet avser 20 av granskarna utvalda verifikationer 2022.
Tabellen återger verifikationens
•
belopp,
•
intäkts- eller kostnadsslag,
•
timpris och antal timmar som framgår av verifikation jämfört med motsvarande uppgifter i excelfil
som granskningen erhållit
(samtliga verifikationer nov 2022 där --- betyder att förteckningen saknar uppgift
om timmar och timpris),
•
granskningens bedömning om verifikationen innehåller tillräcklig information för att anses som
relevant som underlag,
•
om det föreligger annat kompletterande underlag till verifikationen,
•
om verifikationen har beslutsattesterats
(b f o avser bokföringsorder),
•
om verifikationen är konterad på FVIS
•
övriga kommentarer av granskarna.
Förkortningar
i u
Ingen uppgift
bfo
bokföringsorder
Stick-
Prov
1-20
Belopp Kr
Intäkts-
/kostnad
slag
Timpris
och
timmar
konsult
Fakturans
innehåll är
tillräckligt
Finns
under-lag
till
faktura,
ex avtal
Besluts-
attest
Konterad
på FVIS
Övrigt
1
-162 832,54
Försäljning
övriga
tjänster
---
Ja
Ja
i u
Ja
2
699 180
Omföring
lönekostnad
er projekt
---
Ja
B f o
Ja enl
uppg
Ja
3
4 123,04
Biljetter
övriga resor
---
Resor
specificerat.
Det framgår
vem som
rest.
Nej
Ja
Ja
Av faktura framgår
ej avtal, projekt
eller annat
underlag än person
som referens. Det
går ej att se syftet.
4
1 015,1
Biljetter
övriga resor
---
Referens-
nummer. Det
framgår vem
som rest.
Nej
Ja
Ja
Av faktura framgår
ej avtal, projekt
eller annat
underlag än
referensnummer
och person som
referens. Det går ej
att se syftet.
5
1 535,86
Biljetter
övriga resor
---
Referens-
nummer. Det
Nej
Ja
Ja
Av faktura framgår
ej avtal, projekt
28
framgår vem
som rest.
eller annat
underlag
än
referensnummer
och person som
referens. Det går ej
att se syftet.
6
4 306,88
Biljetter
övriga resor
---
Referens till
FVIS och
namn finns.
Det framgår
vem som
rest.
Nej
Ja
Ja
7
1 898,12
Biljetter
övriga resor
---
Ett referens-
nummer.
Framgår vem
som rest.
Nej
Ja
Ja
Av faktura framgår
ej avtal, projekt
eller annat
underlag än
referensnummer
och person som
referens. Det går ej
att se syftet.
8
148 261
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Specificerat
antal timmar
och kostnad.
Referens
enligt avtal.
Avtal
Ja
Ja
9
152 000
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Specificerat
antal timmar
och kostnad.
Det finns
angivet
projekt.
Avtal
Ja
Ja
Referensnummer
anges i avtalet men
används ej i
fakturan.
10
70 216
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Specificerat
antal timma
och
uppgifter.
Referens
enligt avtal.
Avtal
Ja
Ja
Fakturan avser inte
enbart timmar i
FVIS men det
framgår vilka
timmar som avser
FVIS.
11
104 085
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Specificerat
antal timmar.
Referens
enligt avtal.
Avtal
Ja
Ja
Summa och timmar
stämmer ej mellan
faktura och excelfil.
Framgår ej av
29
fakturan om vissa
timmar avser annat
än FVIS.
12
102 900
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Timmar och
kostnad
specificeras
Referens
enligt avtal.
Avtal
Ja
Ja
Två konsulter på
samma faktura.
Uppdelat per
person i Excelfil och
i kontering. Avser
samma företag.
13
187 866
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Timmar och
kostnad
specificeras
Referens
enligt avtal.
Avtal
Ja
Ja
Avtalet gick ut 2019
men det anges att
det finns möjlighet
till förlängning. Ev
förlängt avtal
framgår ej.
14
148 952
Konsulttjäns
ter IT
Nej
Timmar och
kostnad
specificerasR
eferens enligt
avtal. Som
referenspers
on anges
programägar
e.
Avtal
Ja
Ja
Timpris för konsult
är olika i excelfil,
avtal och faktura.
Avtalet gick ut 2020
men möjlighet till
förlängning finns.
Det framgår ej om
så skett.
15
108 712,87
Konsulttjäns
ter IT
Nej
Timmar och
kostnad
specificerasEt
t namn anges
som referens.
Avtal
Ja
Ja
Timpris för konsult
är olika i excelfil
och avtal/faktura.
Referensnummer i
avtal används ej i
faktura.
16
6 748
Konsulttjäns
ter IT
Nej
Timmar och
kostnad
specificerasR
eferens enligt
avtal.
Avtal
Ja
Ja
I fakturan
specificeras antal
timmar men
antalet stämmer ej
med excelfil.
Framgår ej tydligt
vilka timmar som
avser FVIS och inte.
17
420 740
Konsulttjäns
ter IT
---
Timmar och
kostnad
specificeras
samt
uppgifter. Ej
referens-
nummer men
kostnadsställ
e.
Avtal.
Ja
Ja
Timmar och pris
anges ej i excel-fil.
18
45 400
Konsulttjäns
ter IT
Ja
Specificerat
antal timmar.
Avtal.
Ja
Ja
Timmar och pris
stämmer ej mellan
30
Referens
finns enligt
avtal.
Excelfil och faktura.
Framgår ej tydligt
vilka timmar som
avser FVIS och inte.
19
175 127,95
Konsulttjäns
ter IT
---
Specificerat
anta l timmar
och
uppgifter.
Referens
anges.
Avtal.
Ja
Ja
Timmar och pris
anges ej i Excelfil.
Avser juridiska
tjänster.
20
5 524 12,50
Konsulttjäns
t IT
---
i u
Ja
Avser FVIS interna
konsult tid.
Dölj infoSparad kopia
Detta är sökmotorns sparade kopia av https://www.regionvasterbotten.se/VLL/Filer/9_Rapport%20granskning%20av%20ekonomistyrning%20FVIS.pdf
Inga som matchar logg in markerades.
Gå till [ nästa | föregående ] förekomst.
Sidan kan ha uppdaterats sedan sökmotorn indexerade den. Du kan alltid gå till den senaste versionen.