Instruktionsmanual
Ansökan om utbetalning
Så skapar du en ansökan i Min ansökan
Om manualen
För dokument och viktigt
att veta vid ansökan
om utbetalning. Se
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
I denna manual hittar du som beviljats projektmedel av Region
Västerbotten instruktioner för hur du skapar en ansökan om
utbetalning.
Läs ert projektbeslut för
att hitta ert Ärende-ID,
särskilda och allmänna villkor.
OBS! Denna manual är
skapad av Region
Västerbotten. Regionen
ansvarar ej för drift eller
service av systemet NYPS
som ligger bakom Min
ansökan. Därmed kan inte
garanteras att manualen
ständigt hålls uppdaterad
när uppdateringar sker i
systemet.
Ser du att något i manualen
behöver uppdateras?
Meddela då oss gärna!
Behöver du hjälp?
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Vid frågor om systemet eller behov av teknisk hjälp, kontakta
Tillväxtverkets tekniska support. Du hittar kontaktformuläret
för felanmälan längst ner på sidan inne på Min ansökan:
Vid allmänna frågor om
utbetalningar och redovisning.
Kontakta Region Västerbottens
samordnare, se kontaktuppgift
här:
Vid projektspecifika frågor om
utbetalningar och redovisning.
Kontakta ansvarig strateg hos
Region Västerbotten:
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
1. Öppna Min ansökan
•
Ansökan om utbetalning görs i Min ansökan.
•
Sidan måste öppnas i webbläsaren Google Chrome.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Tryck “Logga in“ längst upp på sidan. Välj sedan inloggningsmetod ”BankID” eller “Användarnamn”.
Om du väljer “Användarnamn” behöver du första gången skapa ett konto och ange att BankID saknas.
Lägg in uppgifter inklusive den mejladress som du angivit i kontaktuppgifterna till projektet samt valfritt lösenord som du kommer
ihåg. Sedan kan du logga in med valda uppgifter.
•
När du loggat in hamnar du antingen på ”Hem-sidan”
(om det är första gången du
eller direkt vid en översikt över dina ärenden
(om du loggat in tidigare).
3. Öppna projektärende
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Beroende på var du
Hamnat, följ punkt 2.1.
eller 2.2 på
kommande sidor.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Hamnar du på ”Hem-sidan” klickar du på knappen
”Ansök här”
under
"Söker du projektfinansiering?”
alternativt
klicka på rubriken ”Projekt” höst upp på
sidan.
•
Klicka därefter på lila knappen ”
Sök utbetalning”
och skriv där in det ärende-id som tilldelats ert
aktuella ärende
•
(8 siffror med början på ”20” eller ”00” för äldre ärenden).
3.1. Öppna projektärende
(för dig som loggar in första gången)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Har du ett påbörjat ärende och har loggat in tidigare kan du hamna direkt på en sida med en
översikt över dina projekt. Där ser du då nya händelser för ärendet under knappen
”händelser”
(se röd ikon som dyker upp vid en ny händelse)
samt hantera ärendet under knappen
”hantera”.
•
Klicka på ”hantera” och välj ”utbetalningar” för att komma vidare.
3.1. Öppna projektärende
(för dig som loggat in tidigare)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Väl inne på sidan för utbetalningar för ditt valda ärende kan du antingen skapa
en ny utbetalning eller se och redigera dina pågående utbetalningar.
4. Skapa eller öppna ansökan
På kommande sidor,
följ punkt 3.1 om
du ska skapa en ny ansökan
eller 3.2. om du redan
påbörjat en ansökan.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Om det är första ansökan om utbetalning för projektet du ska göra klickar du på den
lila knappen ”Skapa ny utbetalning” för att påbörja en ny ansökan om utbetalning.
4.1. Skapa ansökan
(för dig som ska påbörja en ny ansökan)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Har du redan gjort eller påbörjat en eller flera utbetalningar får du i stället upp en
tabell som visar samtliga utbetalningar som finns registrerade på ärendet sedan
tidigare. Då kan du klicka ”Öppna” för att se mer info om respektive utbetalning
och/eller redigera uppgifter.
4.2. Redigera ansökan
(för dig som redan påbörjat en ansökan)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Du har nu kommit in till sidan för ansökan om utbetalning. Till vänster finns två
flikar ”Utbetalning” och ”Lägesrapport” (se bild).
•
Fyll i uppgifterna under båda flikar. Har du redan påbörjat en ansökan om
utbetalning tidigare kan du istället redigera eller komplettera dina uppgifter.
5. Fyll i uppgifter
För mer information
om vad som ska fyllas i
under varje flik,
se kommande sidor…
Under fliken ”utbetalning” finns i sin tur fyra flikar för den ekonomiska delen av ansökan
om utbetalning. Läs mer om dessa nedan:
1.
Ekonomirapport: Här ser du en översikt över de uppgifter för projektets ekonomi
som rapporterats in. Där ser du bland annat projektets budget enligt beslut om stöd,
rapporterade och godkända kostnader, rapporterad medfinansiering och
återstående stöd att betala ut i ärendet.
Här kan du inte göra några ändringar.
2.
Utgifter: Här ska projektets utgifter för den period ansökan för utbetalning gäller
rapporteras. Du kan ladda upp utgifterna genom att läsa in utgiftsrader från en CSV-
fil eller lägga till dem manuellt. CVS-filen skapas med underlag från projektets
huvudbok
eller genom att ladda ner er ansökan om utbetalning hos EU-finansiär i
valuta SEK.
Här ska du alltid rapportera.
Klicka här för instruktionsvideo för hur du skapar en CSV-fil
5.1. Utbetalning
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
OBS!
Har projektet bidrag i annat än
pengar i form av arbete i projektet
ska det redovisas under fliken
medfinansiering (se nästa sida).
Arbetstiden hamnar då automatiskt
som både medfinansiering och som
utgift i ekonomirapporten och
behöver därför inte fyllas i manuellt
under fliken ”utgift”.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
3. Medfinansiering: Här rapporterar du eventuell medfinansiering som kommit in från annat håll.
Gäller
endast om projektet medfinansieras av annan aktör.
Observera att när bidrag i annat än pengar (i form av arbetstid i projektet) läggs in hamnar det
automatiskt som både
medfinansiering och som utgift i ekonomirapporten och behöver därför inte fyllas i manuellt under fliken ”utgift”.
4. Dokument: Här laddar du upp de bilagor som ska skickas med vid ansökan. Ska alltid fyllas i.
Läs mer om dessa på vår hemsida.
5.1. Utbetalning
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Under fliken ”lägesrapport” finns i sin tur två flikar för den lägesbeskrivande delen av ansökan om
utbetalning. Läs mer om dessa nedan:
1.
Lägesrapport: Här registrerar du status för indikatorutfallet - d.v.s utfallet i form av antal framtagna
kunskapsunderlag, strategier, program eller annat som uppnåtts inom projektet fram till och med
slutet på den period ansökan om utbetalning i relation till de målvärden som angavs i beslut om
stöd.
Ska alltid fyllas i.
2.
Dokument: Här laddar du upp ifylld lägesrapport för den period
ansökan om utbetalning avser, alternativt slutrapport om projektet
ska slutredovisas.
Ska alltid fyllas i.
5.2. Lägesrapport
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
N
är du fyllt i alla uppgifter, sparat och kontrollerat att du
bifogat allt som ska skickas med klickar du på ”Validera
ansökan”. En kontroll görs då om alla uppgifter som behöver
fyllas i systemet finns där, om inte dyker upp en ruta som
anger vad som behöver rättas till innan ansökan kan skickas in.
Sedan kan du skicka in ansökan genom att klicka på ”Skicka in
ansökan” (se bild). Ansökan skickas då till regionens
projektstrateger för beredning.
6. Skicka in
OBS! Vid validering kontrolleras endast det systemet vet måste fyllas i,
du behöver själv ändå ha koll på vilka obligatoriska bilagor som ska
laddas upp och hur redovisningen i övrigt ska se ut. D
u hittar all info om
regler, villkor samt övriga instruktioner för bilagor och annat som ska
fyllas i vid ansökan om utbetalning på Region Västerbottens hemsida
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
N
är du skickat in ansökan om utbetalning behöver du även skapa
och skicka in ett signeringsunderlag som ska skickas in i samband
med ansökan.
Signeringsunderlaget visar att behörig person
godkänt att ansökan skickas in.
Såhär gör du det enklast (5 steg):
1.
När du klickat på 'skicka in ansökan' skickas du tillbaka till
översikten över ansökningar om utbetalning (se punkt 4.2.)
2.
Gå in igen i aktuell ansökan om utbetalning och klicka på
”Skriv ut signeringsunderlag”. (Se bild 2)
7. Skapa signeringsunderlag
Fortsättning nästa sida
2.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
3.
En pop-up-ruta kommer upp där du kan välja
”Ladda ner ifylld” eller ”Ladda ner tom”. Välj där
”Ladda ner ifylld PDF” så får du med alla uppgifter
(se bild 3).
4.
Skriv ut PDF:en för underskrift alt. spara ner den
för digital signering. Be behörig person som företräder
organisationen att signera. Om personen som signerar
ej är firmatecknare behöver även fullmakt skickas in.
OBS!
Kom ihåg att ansökan om utbetalning också behöver laddas ner för
att personen som signerar ska kunna få den inför signeringen (se bild 4).
7. Skapa signeringsunderlag
Fortsättning nästa sida
3.
4.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
5.
När du har fått en digital signatur alt. inskannat
signeringsunderlag med underskrift ska du ladda upp
det till ärendet i Min Ansökan. Du går till projektytan
som du började på under punkt 3.1 och klickar sedan
på ”Hantera” ”Komplettering”. (se bild 5)
6.
Välj 'Signeringsunderlag' i rullistan (se bild 6),
bifoga underskrivet signeringsunderlag och skicka in.
7. Skapa signeringsunderlag
5.
6.
Dölj infoSparad kopia
Detta är sökmotorns sparade kopia av https://www.regionvasterbotten.se/VLL/Filer/Instruktionsmanual%20utbetalning.pdf
7 ord som matchar logg in markerades.
Gå till [ nästa | föregående ] förekomst.
Sidan kan ha uppdaterats sedan sökmotorn indexerade den. Du kan alltid gå till den senaste versionen.