Instruktionsmanual
Ansökan om utbetalning för projekt finansierade
av Region Västerbotten
Så skapar du en ansökan i Min ansökan
Om manualen
För dokument och viktigt
att veta vid ansökan
om utbetalning. Se
I denna manual hittar du som beviljats projektmedel av
Region Västerbotten instruktioner för hur du skapar en
ansökan om utbetalning*.
*Vid ansökan om utbetalning rapporterar du bland annat hur projektet
fortlöper samt redovisar upparbetade kostnader för rapporteringsperioden.
Läs projektbeslutet för
att hitta projektets Ärende-ID,
rapporteringsplan samt
särskilda och allmänna villkor.
OBS! Denna manual är skapad
av Region Västerbotten.
Regionen ansvarar ej för drift
eller service av systemet NYPS
som ligger bakom Min
ansökan. Därmed kan det inte
garanteras att manualen
ständigt hålls uppdaterad när
uppdateringar sker i systemet.
Ser du att något i manualen
behöver uppdateras? Meddela
då oss gärna!
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Innehåll
1.
Öppna Min ansökan
2.
3.
Öppna projektärende
3.1.
Ser du inte ditt projekt?
3.2.
Mer om projektytan (behörigheter)
3.3.
Mer om projektytan (händelser)
3.4.
Mer om projektytan (ansökan &
komplettering)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
4.
Skapa ansökan om utbetalning
4.1.
Skapa ansökan
4.2.
Redigera ansökan
5.
Fyll i uppgifter
5.1.
Utbetalning
5.2.
Lägesrapport
6.
Skicka in
7.
Skapa signeringsunderlag
Sista sida:
Behöver du hjälp?
1. Öppna Min ansökan
•
Ansökan om utbetalning görs i Min ansökan.
•
Sidan måste öppnas i webbläsaren Google Chrome.
Klicka nedan för att komma till Min ansökan
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Tryck “Logga in“ längst upp på sidan. Välj sedan inloggningsmetod ”BankID” eller “Användarnamn”.
Om du väljer “Användarnamn” behöver du första gången skapa ett konto och ange att BankID saknas.
Lägg in uppgifter inklusive den mejladress som du angivit i kontaktuppgifterna till projektet samt valfritt lösenord som du kommer
ihåg. Sedan kan du logga in med valda uppgifter.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
När du loggat in och har behörighet till ett eller flera projekt hamnar du direkt på en sida med en
översikt över dina projekt (projektytan). Här kan du följa och hantera ditt projekt.
Läs mer om projektytan på kommande sidor
3. Öppna projektärende
(för dig som loggat in tidigare)
Ser du inte ditt
projekt? Se nästa
sida för hur du kan
gå tillväga
3.1. Ser du inte ditt projekt?
Om du inte ser ditt projekt när du loggat in kan det bero på två
saker:
1.
Ibland hamnar man inte direkt på projektytan utan hamnar
på ”Hem-sidan” eller annan sida i systemet. Händer det
kan du åtgärda det genom att följa stegen 1-3 till höger för
att komma till projektytan.
2.
Ser du inte heller ditt projekt när du är inne på projektytan
kanske du saknar behörighet för projektet. Se då nästa sida
punkt 3.1 för hur du kan få behörighet.
1.
2.
3.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
3.2. Mer om projektytan (behörigheter)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Under projektytan finns en knapp med personer
(se rödmarkerad).
Klickar du på
knappen dyker följande bild upp.
•
Där ser du e-postadresserna till de personer som har behörighet till projektet. Klicka
på ”ta bort” för att ta bort en behörighet eller skriv in en ny e-post i rutan och klicka
”dela” för att lägga till en behörighet
(se grönmarkerat)
•
Dyker inte ditt projekt när du loggar in kan det bero på att du saknar behörighet. Be då
dina kollegor som har behörighet till projektet att lägga till dig.
Kom ihåg att projektägaren
ansvarar för att även kontakta
Region Västerbotten om
kontaktpersoner för projektet
byts ut så att vi vet vem vi kan
kontakta kring projektet!
•
Under projektöversikten finns en knapp med en alarmklocka
(se rödmarkerad).
Under den samlas de händelser som sker i
projektärendet.
•
Har en ny händelse tillkommit dyker en röd cirkel med en siffra upp. Siffran anger hur många nya händelser som
tillkommit
(se rödmarkerad).
•
Klicka på knappen för att komma till en översikt över projektets händelser. Till höger om de nya händelserna finns där en
”Visa-knapp”
(se grönmarkerat).
Klicka på den för att se händelsen.
3.3. Funktioner i projektärendet (händelser)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
3.4. Funktioner i projektärendet
(ansökan och komplettering)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Under projektöversikten finns knappen ”hantera”. Klickar du på den dyker en rullista med fyra val upp.
•
Ansökan: Klickar du på knappen ”Visa ansökan”
(se rödmarkerad)
kommer du till projektansökan för
projektet. Där kan du se vilken information som skickades in i samband med projektansökan samt
ladda ner inskickade dokument. OBS! Ansökan kan inte ändras när den skickats in.
•
Komplettering: Klickar du på knappen ”Komplettering”
(se grönmarkerad)
kan du skicka in en
komplettering till din ansökan.
Läs mer om
knappen
”utbetalningar”
på kommande
sidor punkt 4 och
framåt.
4. Skapa ansökan om utbetalning
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Under projektöversikten finns knappen ”hantera”. Klickar du på den dyker en rullista med fyra val upp.
•
Vill du skapa eller hantera en utbetalning så väljer du knappen ”utbetalningar”.
•
Väl inne på sidan för utbetalningar för ditt valda ärende kan du antingen skapa en ny utbetalning,
redigera en pågående utbetalning eller se dina redan inskickade utbetalningar.
På kommande sidor,
följ punkt 4.1 om
du ska skapa en ny ansökan
eller 4.2. om du redan
påbörjat en ansökan.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Om du inte redan har en pågående utbetalning dyker det upp en lila knapp med ”Skapa ny
utbetalning”. Klicka på den för att påbörja en ny ansökan om utbetalning.
OBS! Ser du inte den röda
knappen så är det för att du redan
har en pågående utbetalning.
4.1. Skapa ansökan
(för dig som ska påbörja en ny ansökan)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Har du redan påbörjat en utbetalning eller vill gå tillbaka till en gammal utbetalning
får du i
stället upp en tabell som visar samtliga utbetalningar som finns registrerade på ärendet
sedan tidigare.
•
Klicka på ”Öppna” för att se mer info om utbetalningen och/eller för att fortsätta lägga in
uppgifter.
4.2. Redigera ansökan
(för dig som redan påbörjat en ansökan)
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
Oavsett om du skapat en ny betalning (4.1.) eller öppnat en påbörjad utbetalning
(4.2.) kommer du därefter till sidan för ansökan om utbetalning.
•
Till vänster finns två flikar ”Utbetalning” och ”Lägesrapport” (se bild).
•
Fyll i uppgifterna under båda flikar.
5. Fyll i uppgifter
För mer information
om vad som ska fyllas i
under varje flik,
se kommande sidor…
Under fliken ”utbetalning” finns i sin tur fyra flikar för den ekonomiska delen av
ansökan om utbetalning. Läs mer om dessa nedan:
1.
Ekonomirapport: Här ser du en översikt över de uppgifter för projektets ekonomi som
rapporterats in. Där ser du bland annat projektets budget enligt beslut om stöd, rapporterade
och godkända kostnader, rapporterad medfinansiering och återstående stöd att betala ut i
ärendet.
Här kan du inte göra några ändringar.
2.
Utgifter: Här ska projektets upparbetade utgifter för aktuell rapporteringsperiod för ansökan
om utbetalning rapporteras. Du kan ladda upp utgifterna genom att läsa in utgiftsrader från
en CSV-fil eller lägga till dem manuellt. CVS-filen skapas med underlag från projektets
huvudbok
eller genom att ladda ner er ansökan om utbetalning hos EU-finansiär i valuta SEK.
Här ska du alltid rapportera.
Klicka här för instruktionsvideo för hur du skapar en CSV-fil
5.1. Utbetalning
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
OBS!
Har projektet bidrag i annat än
pengar i form av arbete i projektet
ska det redovisas under fliken
medfinansiering (se nästa sida).
Arbetstiden hamnar då
automatiskt som både
medfinansiering och som utgift i
ekonomirapporten och behöver
därför inte fyllas i manuellt under
fliken ”utgift”.
Fortsättning nästa sida
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
3. Medfinansiering: Här rapporterar du eventuell medfinansiering som utbetalats från projektets
medfinansiärer.
Gäller endast om projektet medfinansieras av annan aktör.
Observera att när bidrag i annat än pengar (i form av arbetstid i projektet) läggs in hamnar det
automatiskt som både
medfinansiering och som utgift i ekonomirapporten och behöver därför inte fyllas i manuellt under fliken ”utgift”.
4. Dokument: Här laddar du upp de bilagor som ska skickas med vid ansökan. Ska alltid fyllas i.
Läs mer om dessa på vår hemsida.
5.1. Utbetalning
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Under fliken ”lägesrapport” finns i sin tur två flikar för den
lägesbeskrivande delen av ansökan om utbetalning.
Läs mer om dessa nedan:
1.
Lägesrapport: Här registrerar du status för indikatorutfallet - d.v.s utfallet i form av
antal framtagna kunskapsunderlag, strategier, program eller annat som uppnåtts inom
projektet fram till och med slutet på den aktuella rapporteringsperioden för ansökan
om utbetalning. Klicka på knappen ”Öppna” för att lägga in utfallet.
Ska alltid fyllas i.
2.
Dokument: Här laddar du upp ifylld lägesrapport för den period
ansökan om utbetalning avser, alternativt slutrapport om projektet
ska slutredovisas.
Ska alltid fyllas i.
5.2. Lägesrapport
Läs projektbeslutet
för att hitta
projektets
indikatorer.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
•
N
är du fyllt i alla uppgifter, sparat och kontrollerat att du bifogat
allt som ska skickas med klickar du på ”Validera ansökan”
(se
rödmarkerat).
En kontroll görs då om alla uppgifter som behöver
fyllas i systemet finns där, om inte dyker det upp en ruta som anger
vad som behöver rättas till innan ansökan kan skickas in.
•
Skicka sedan in ansökan genom att klicka på ”Skicka in ansökan”
(se grönmarkerat).
Ansökan skickas då till regionens
projektstrateger för beredning.
6. Skicka in
OBS! Vid validering kontrolleras endast det systemet vet måste fyllas i,
du behöver själv ändå ha koll på vilka obligatoriska bilagor som ska
laddas upp och hur redovisningen i övrigt ska se ut. D
u hittar all info om
regler, villkor samt övriga instruktioner för bilagor och annat som ska
fyllas i vid ansökan om utbetalning på Region Västerbottens hemsida
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
N
är du skickat in ansökan om utbetalning behöver du även skapa och skicka
in ett signeringsunderlag som ska skickas in i samband med ansökan.
Signeringsunderlaget visar att behörig person godkänt att ansökan skickas in.
Såhär gör du det enklast (5 steg):
1.
När du klickat på 'skicka in ansökan' skickas du tillbaka till översikten
över ansökningar om utbetalning (se punkt 4.2.)
2.
Gå in igen i aktuell ansökan om utbetalning och klicka på ”Skriv ut
signeringsunderlag”. (Se bild 2)
7. Skapa signeringsunderlag
Fortsättning nästa sida
2.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
3.
En pop-up-ruta dyker upp där du kan välja ”Ladda ner ifylld
PDF” eller ”Ladda ner tom PDF”. Välj där ”Ladda ner ifylld PDF”
så får du med alla uppgifter (se bild 3).
4.
Skriv ut PDF:en för underskrift alt. spara ner den för digital
signering. Be behörig person som företräder organisationen att
signera. Om personen som signerar ej är firmatecknare behöver
även fullmakt skickas in.
OBS!
Kom ihåg att ansökan om utbetalning också behöver laddas ner för
att personen som signerar ska kunna få den inför signeringen (se bild 4).
7. Skapa signeringsunderlag
Fortsättning nästa sida
3.
4.
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
5.
När du har fått en digital signatur alt. inskannat
signeringsunderlag med underskrift ska du ladda upp det till
ärendet i Min Ansökan. Du går till projektytan som du började på
under punkt 3.1 och klickar sedan på ”Hantera”
”Komplettering”. (Se bild 5)
6.
Välj 'Signeringsunderlag' i rullistan (se bild 6), bifoga
underskrivet signeringsunderlag och skicka in.
7. Skapa signeringsunderlag
5.
6.
Behöver du hjälp?
•
Har du allmänna frågor om utbetalningar och redovisning till Region Västerbotten?
Kontakta vår samordnare, se kontaktuppgift här:
•
Har du projektspecifika frågor om utbetalningar och redovisning?
Kontakta ansvarig strateg hos Region Västerbotten:
•
Har du frågor om systemet eller behov av teknisk hjälp?
Kontakta Tillväxtverkets tekniska support. Du hittar
kontaktformuläret för felanmälan längst ner på sidan
inne på Min ansökan:
Instruktionsmanual för ansökan om utbetalning i Min ansökan
Dölj infoSparad kopia
Detta är sökmotorns sparade kopia av https://www.regionvasterbotten.se/VLL/Filer/Instruktionsmanual%20utbetalning.pdf
7 ord som matchar logg in markerades.
Gå till [ nästa | föregående ] förekomst.
Sidan kan ha uppdaterats sedan sökmotorn indexerade den. Du kan alltid gå till den senaste versionen.