Manual för avvikelse och
reklamation i webSesam
Hjälpmedel Västerbotten
2017-02-01
•
Definition avvikelse, reklamation och reparation
•
Registrera avvikelse/reklamation, anvisningar hur anmälan fylls i
•
Skicka in anmälan
•
Skicka in hjälpmedlet, följesedel
•
Skriv ut gjord anmälan
•
Svar
•
Registrera avvikelse/reklamation kopplad till arbetsorder
•
Registrera avvikelse/reklamation för hämtorder och följesedel
•
Registrera avvikelse/reklamation utan koppling till mottagare och/eller
hjälpmedel
•
Tjänsteprodukt - vad är det och när ska den användas
•
Söka fram gjord anmälan
Innehåll - manual avvikelse/reklamation
Anmälan avvikelse/reklamation - definition
Avvikelse
Avvikelse är samlingsbegreppet för negativa händelser och tillbud (SOSFS 2005:12) inom hälso- och sjukvård.
Negativ händelse är en händelse som har inträffat och medfört vårdskada (SOSFS 2005:12).
•
Anmälan om negativ händelse skall göras oavsett hur länge brukaren haft det aktuella hjälpmedlet.
•
Hjälpmedlet skall vara utlämnat till patienten.
•
Anmälan om negativ händelse skall göras i webSESAM och enligt arbetsplatsens rutiner för
avvikelsehantering.
Tillbud är en händelse som kunde ha inneburit att patienten skadades (SOSFS 2005:12).
•
Anmälan om tillbud skall göras oavsett hur länge brukaren haft det aktuella hjälpmedlet. Hjälpmedlet skall
vara utlämnat till patienten.
•
Anmälan om tillbud skall göras i webSESAM och enligt arbetsplatsens rutiner för avvikelsehantering.
•
Om fel eller brist upptäcks i samband med leverans till lager eller vid utlämning till patient skall anmälan om
reklamation göras (se nedan).
Reklamation
Reklamation är när du som kund påpekar dröjsmål, fel eller brist i exempelvis en vara eller tjänst
(Konsumentverket).
•
Reklamation skall göras om felet på hyreshjälpmedel upptäcks inom 3 månader efter att hjälpmedlet
lämnats ut till brukaren. För köpesprodukter gäller 12 månader
Reparation
Reparation är avhjälpande av ett fel eller brist på ett hjälpmedel.
•
Beställning av reparation skall göras om felet upptäcks senare än 3 månader efter att hjälpmedlet lämnats ut
till brukaren eller om man inte vill eller kan byta ut produkten inom garantitid.
2
Anmälan avvikelse/reklamation - kom ihåg
Det är viktigt att du anmäler felet så fort det upptäcks.
Fäst ifylld ”Följesedel avvikelse/reklamation”, inkluderat det avvikelsenummer du fått vid registrering i
webSesam, på hjälpmedlet som du skickar in. Följesedeln finns i Blankettstället på hemsidan.
Vid Reklamation skall ersättningsprodukt beställas på nytt, ingen begäran om ny produkt skall ske via
reklamationen.
Trasig/felaktig produkt skickas, märkt med följesedel, till Hjälpmedel Västerbotten för teknisk utredning.
Hyreshjälpmedel avregistreras från brukare vid ankomst till HMV.
Försäljningshjälpmedel krediteras då teknisk utredning konstaterat att det handlar om produktfel.
HMV bevakar alltid om reklamationen skall återföras till leverantören.
Vid Arbetsorder reparation bevakar HMV alltid om reparationen skall återföras till leverantören som
reklamation.
Avvikelse skall göras då skada på person har eller kunde ha inträffat.
Hjälpmedlet skall i sådana fall alltid skickas, märkt med följesedel, till Hjälpmedel Västerbotten för teknisk
utredning.
Ange om Lex Maria anmälan gjorts/kommer att göras!
Ingen begäran om ny produkt eller åtgärd skall ske via avvikelseanmälan. Ny produkt förskrivs.
Du kan följa hur din anmälan handläggs i webSesam och du får svar när utredning gjorts. När en anmälan
avslutas får du ett meddelande i webSesam på samma sätt som när en arbetsorder avslutas
Vi uppmanar er att anmäla fel och brister på levererade varor och tjänster så att Hjälpmedel Västerbotten kan
förbättra sin verksamhet.
3
Anmäla avvikelse/reklamation när fel, brist eller dröjsmål
upptäcks på vara eller tjänst
4
Logga in i webSesam, utgå från
Hjälpmedel eller Individkort
Registrera avvikelse/reklamation
5
Från meny INDIVIDKORT
Ange individnumret, klicka på SÖK
Klicka på länken ”Avvikelse/reklamation”
Från meny HJÄLPMEDEL
Ange brukarens personnummer, klicka på SÖK
Klicka på det artikelnummer som hjälpmedlet du vill anmäla har.
VÄLJ Avvikelse/reklamation
Registrera avvikelse/reklamation - klassificera och ange kategori
6
KLASSIFICERA ange vilken typ av händelse som
inträffat
KATEGORI vad vill du framföra synpunkter på,
väljs från rullistan. När du har synpunkter på
bemötande - namnge inte person eller
yrkesgrupp. Hjälpmedel kontaktar dig när
anmälan kommit in.
Registrera avvikelse/reklamation - när och var inträffade händelsen
7
NÄR Ange datum och tid
VAR Ange platsen där det hände, t ex i hemmet,
på boendet, ute på promenad…
Registrera avvikelse/reklamation - beskriv händelsen och
ange önskad åtgärd
Framdäck/länkhjul kränger när de kör patienten i
rullstolen. Händer ett antal gånger. Personalen
vågar ej köra patienterna i rullstolen.
Jag har förskrivit ut en annan rullstol och önskar inte
någon ersättningsprodukt
8
BESKRIV så detaljerat som möjligt t ex:
Vad hände?
Hur gick det till?
Skadade patienten sig?
Patientens vikt och längd?
Gick något sönder?
Kommentar/bilaga kan bifogas anmälan.
ÖNSKAD ÅTGÄRD - måste framgå för att HMV ska kunna vidta
rätt åtgärd.
Ange:
• Om du kommer att skicka in hjälpmedlet
• Om du förskrivit ett annat hyreshjälpmedel eller
försäljningshjälpmedel till patienten
• Att anmälan gjorts enligt arbetsplatsens rutiner för
avvikelsehantering (vid negativ händelse eller tillbud, viktigt
att få med anmälan gjorts till Läkemedelsverket, eller
kommer att göras)
Obs! Ingen begäran om åtgärd eller nytt hjälpmedel skall ske
via avvikelse/reklamation
Skicka in anmälan
Skicka in hjälpmedlet
Fäst Följesedel avvikelse/reklamation på alla hjälpmedel som skickas in.
Följesedeln hittar du i blankettstället på hemsidan.
Vid avvikelse ska hjälpmedlet ALLTID skickas in för teknisk utredning!
9
När du verkställer anmälan skickas
den till Hjälpmedel Västerbotten
Skriv ut gjord anmälan (om du vill)
10
Du får ett aktivitetsnummer när anmälan
verkställts, klicka på länken…
… och sedan på Skriv ut
Svar
11
När Hjälpmedel Västerbotten behandlat din anmälan
får du ett meddelande. Klicka på länken…
…för att läsa svaret.
Registrera avvikelse/reklamation kopplad till arbetsorder
SÖK FRAM den arbetsorder du vill anmäla avvikelse reklamation på.
Obs! Avvikelse/reklamation kan inte skapas från en annan avvikelse/reklamation
eller mot en aktivitet där det redan finns en avvikelse/reklamation, som inte är
avslutad
12
• Via meny Hjälpmedel
Ange personnummer och klicka på
länken Registrerade AO
eller
• Via meny Dina uppgifter:
Öppna arbetsorder eller Sök
arbetsorder
VÄLJ den arbetsorder du vill anmäla avvikelse/ reklamation på genom
att klicka på länken.
KLICKA sedan på länken Avvikelse/reklamation…
13
… för att komma till bilden där du registrerar avvikelse/reklamation på
vanligt sätt. Uppgifterna från arbetsordern följer med.
Registrera avvikelse/reklamation från hämtorder eller följesedel
14
Meny Dina uppgifter
Välj Sök hämtorder eller Sök levererade kundorder
Hämtorder - markera rutan Inkludera stängda, dvs
där hämtning utförts
Kundorder - ange nr för kundorder eller följesedel
• Klicka på ordernumret
• Klicka på artikelnumret och
länken Avvikelse/Reklamation
• Fyll i anmälan
Registrera avvikelse/reklamation utan koppling till hjälpmedel och/eller patient
15
Här kan du registrera en avvikelse/reklamation
utan att koppla den till någon mottagare, individ
eller artikel. Fyller man däremot i mottagare,
artikel eller individ kontrollerar systemet att
uppgifterna är korrekta.
TJÄNSTEPRODUKT måste anges om ingen
koppling finns till ett hjälpmedel, se nästa sida.
Tjänsteprodukt
16
Tjänsteprodukt används när
avvikelsen/reklamationen INTE HAR NÅGON
KOPPLING TILL ETT HJÄLPMEDEL
Du väljer den produktgrupp som är lämplig ur
listrutan.
Anges ingen tjänsteprodukt eller hjälpmedel får
du ett felmeddelande
Sök avvikelse/reklamation - via Dina uppgifter
17
Du ser de avvikelser/
reklamationer du
gjort och vilken status
de har.
Aktivitetsnummerlänk till den aktivitet som gett
upphov till avvikelsen/reklamationen, när man
klickar på länken visas aktivitetens detaljvy.
Dölj infoSparad kopia
Detta är sökmotorns sparade kopia av https://www.regionvasterbotten.se/VLL/Filer/Manual%20avvikelse-reklamation%20webSesam%2020170201.pdf
1 ord som matchar logg in markerades.
Gå till [ nästa | föregående ] förekomst.
Sidan kan ha uppdaterats sedan sökmotorn indexerade den. Du kan alltid gå till den senaste versionen.