Gå till sidans huvudinnehåll Gå till sidans meny
Kontakt
Lyssna

Projektplanering

Projektet Projektstöd Västerbotten har tagit fram ett stödmaterial i form av en projekthandbok som kan fungera som stöd i projektplaneringen både hur du söker medel hos Region Västerbotten men även i planering till andra finansiärer. Handboken bygger på Logical Framework Approach (LFA) som du kan läsa mer om nedan. Själva handboken hittar du längst ned på sidan.

Planeringen av ett projekt bör följa en viss ordning för att genomförandet och utfallet ska bli så bra som möjligt. LFA  bygger på nio steg som stöd för att utveckla projektet.

De första tre stegen behandlar projektets relevans och omgivning:

1. Kontextanalys/omvärldsanalys

Ta reda på relevant information om projektets omvärld och förutsättningar så som bakgrundsfakta om den aktuella sektorn för projektet. Titta också på om det finns pågående eller avslutade projekt som har koppling till projektidén samt ta reda på vilka prioriteringar som finns inom regionen gällande projektfinansiering och att idén kan passa in.

2. Intressentanalys

De personer och organisationer som berörs av projektet direkt eller indirekt.

      Intressenterna kan delas in i:

  1. Målgrupp (direkt och indirekt)
  2. Projektägare och projektgrupp (genomförare)
  3. Beslutsfattare
  4. Experter inom området/ämnet
  5. Finansiärer

3. Problemanalys/situationsanalys

Analysen görs tillsammans med relevanta intressenter. I det här läget av projektplaneringen är är det centrala att förstå hur situationen ser ut innan själva planeringen börjar. Detta kan göras genom ett problemträd för att förstå problemet och dess , se  bilaga projektplanering -en introduktion.

Det som har framkommit under de första tre stegen utgör grunden till bakgrundsbeskrivningen i ansökan.

Steg 4-7 definierar hur genomförbart projektet är:

4. Målanalys

Målanalysen bygger vidare på problem- /stitationsanalysen. Mål utgår ifrån ett problem som ska lösas och beskriver vilken förändring som ska ske och vad som ska uppnås.  En målanalys brukar delas in i tre målnivåer:

  1. Övergripande mål – beskriver en förändring i samhället och för målgruppen på lång sikt, dessa mål är inget som prjektet kan förväntas uppnå under projekttiden.
  2. Projektmål – Projektmålet beskriver den situation som förväntas råda vid projektets slut inom ramen för de resurser som finns för projektet.
  3. Delmål – Mål på kort sikt som bidrar till att uppnå projektmålet. Delmålen nås från resultatet av de aktiviteter som planeras.

5. Aktivitetsplanering –  Beskriver vad som ska göras i projektet för att uppnå delmålen. Definiera aktiviteterna så tydligt som möjligt för att underlätta resursplaneringen i nästa steg.

6. Resursplanering – Den ska vara kopplad till aktivitetsplaneringen. Exempel på resurser som krävs i ett projekt är personal, lokaler och reskostnader. Här ska även finansieringen presenteras. Det kan vara till exempel vara egen insats från projektägaren, EU-program och Regional medfinansiering.

7. Indikatorer/ mått på måluppfyllelse – Beskrivning av hur projektet ska mäta hur projektet utvecklas. För att mäta hur delmålen uppfylls behövs indikatorer. Dessa kan delas in i kvantitativa – hur många?,  hur mycket?eller kvalitativa – hur bra? För att kunna sätta mätbara mål måste projektet veta om hur det ser ut innan projektet starter (ingångsvärden).

De sista två stegen handlar om projektets uthållighet:

8. Riskanalys och riskhantering – Intressenterna till projektet måste identifiera vilka faktorer som kan påverka projektets utfall. Risker kan delas in i externa och interna risker. De externa berör faktorer som projektet inte kan påverka så som lagförändringar och naturkatastrofer. De interna beror av faktorer som projektet kan påverka, minska sannolikheten eller se till att konsekvensen av att risken inträffar inte påverkar utfallet. Det kan handla om personalförändringar eller försenade leveranser.

9. Analys av förutsättningar/ antaganden

Ett projekt är beroende av olika faktorer som inte går att påverka. Det kan till exempel vara politik, lagar och normer förordningar osv. För att få ett lyckat resultat i sin projektplanering och senare i genomförandet av projektet måste dessa beaktas för att nå måluppfyllelse. Dessa förutsättningar efter information från intressenterna. En viktig del att ha med i tankarna för analys av förutsättningarna för ett projekt, är att de måste vara realistiska, om så inte är fallet bör ska de ses som en risk. Om detta framkommer så kan det vara så att målen måste omformuleras.

Utbildningar

Inom projektstöd Västerbotten har tre grundutbildningar genomförts och en fortsättningsutbildning i projektplanering enligt LFA (Logical Framework Approach). Nedan finner du de presentationer som använts vid dessa tillfällen som kan vara ett stöd för planering och genomförande av ditt projekt.

Uppdaterad 29 april, 2015 kl 5:53 av Liv Öberg

Bilagor