Ansök om utbetalning

Det belopp som betalas ut för den redovisade perioden beräknas utifrån den procentsats som angetts i beslutet om medfinansiering i proportion till de kostnader som redovisats för aktuell period.

Beloppet kan ändras ifall redovisade kostnader inte godkänns i sin helhet. Om högre kostnader godkänns ökar utbetalt belopp och om lägre kostnader godkänns minskar utbetalt belopp. Det totala utbetalade beloppet kan dock inte överstiga det belopp som beviljats projektet i beslutet.

I projektbeslutet står när du senast kan skicka in din ansökan om utbetalning. Oftast gäller var 3:e eller 6:e månad men det kan se olika ut beroende på projektets längd och eventuella överenskommelser.

I projektbeslutet står även om särskilda villkor gäller för projektet och om projektet har indikatorer som ska följas upp under projektperioden. 

Den person som varit kontaktperson vid projektansökan ska ha fått beslutet och de allmänna villkor som var aktuella vid beslutstillfället på mail från ansvarig projektstrateg. Kontakta ansvarig strateg om du har frågor kring projektbeslutet, när du ska ansöka om utbetalning eller kring bestämda indikatorer.

Digital e-tjänst för ansökan

Du ansöker om utbetalning enkelt och smidigt via:

Min ansökan.  

Tänk på att du inte kan skicka in en ny ansökan om utbetalning om du redan har en inskickad ansökan som ännu inte är utbetald. 

Instruktionsmanual utbetalning

Ta gärna hjälp av vår manual för hur du skapar din ansökan i Min ansökan:

Instruktionsmanual utbetalning.pdf

OBS! Denna manual är skapad av Region Västerbotten som ett hjälpmedel för våra sökande. Regionen ansvarar däremot ej  för drift eller service av systemet NYPS som ligger bakom Min ansökan. Därmed kan inte garanteras att manualen hålls uppdaterad när uppdateringar sker i systemet.

Ser du något i manualen som behöver uppdateras, meddela oss då gärna!

Vid frågor om e-tjänsten eller behov av teknisk hjälp, kontakta då Tillväxtverkets tekniska support. Du hittar kontaktformuläret för felanmälan längst ner på sidan inne på Min ansökan.

Nedan finner du de bilagor som ska skickas in vid redovisning och ansökan om utbetalning. Läs mer om bilagorna under Mer information om bilagorna samt i dokumentet Allmänna villkor.  

Översikt bilagor

Obligatoriska bilagor (alla projekt)

Skickas in vid varje ansökan

1. Lägesrapport ELLER slutrapport (ersätter lägesrapport vid slutredovisning)

2. Signeringsunderlag och eventuell fullmakt (Du kan välja mellan att använda mallen eller skapa det direkt via Min ansökan - instruktioner hittar du i vår: Utbetalningsmanual)

2. Kostnadssammanställning (CSV-fil). (Se hur du skapar CVS-filen i utbetalningsmanualen)

3. Resultatrapport (se exempelbild)

4. Huvudbok (se exempelbild)

Skickas in vid en eller flera ansökningar

5. Intyg för projektpersonal med fast tjänstgöringsgrad - hel-eller deltid. (Endast när nya medarbetare anställts i projektet) 

6. Tidsredovisning för projektpersonal med icke fast tjänstgöring (Endast för de perioder där projektpersonal med icke fast tjänstgöring arbetat) 

7. Sammanställning av bidrag i annat än pengar (Endast för de perioder där bidrag i annat än pengar uppstått)

8. Lönespecifikation för egen personal (Endast vid första ansökan) 

Obligatoriska bilagor (beroende på projekt) 

1. Underlag för beräkning av indirekta kostnader/OH-kostnader. (Gäller som alternativ för dig som inte valt att redovisa OH-kostnader i schablonform på t.ex. 15 %. Då behöver alla kostnader istället specificeras.) PS: Läs mer om OH-kostnader och schabloner under punkt 5 och 6 under Vad räknas som stödberättigande kostnader?

2. Kopior på ansökan om utbetalning som skickats till EU- finansiär eller dennes utbetalningsbeslut (OM projektet är ett EU-projekt). 

3. Omräkningsmall (Om projektet är ett internationellt projekt och använder EURO). 

Övrigt viktigt att känna till

• Förutom överenskommen rapportering så måste du även rapportera om väsentliga förändringar sker i projektet (Se Allmänna villkor för stöd till projekt, 4.4 Rapportering av förändringar).  

• Om ditt projekt även medfinansieras av något EU-program ska du följa de förenklade redovisningsalternativ som gäller för det aktuella programmet. Utöver detta ska Region Västerbottens läges- eller slutrapport alltid laddas upp i Min ansökan. 

Mer information om bilagorna

Nedan hittar du en beskrivning av alla bilagorna och mer information om hur du fyller i dem.

Lägesrapport 

I lägesrapporten ska du redogöra för vad som hänt inom projektet under den period utbetalningsansökan avser. Exempel är vilka projektaktiviteter som genomförts, eventuella avvikelser från projektplan, arbete med hållbarhet och hur projektet nått målgruppen. 

Mall för lägesrapport

Slutrapport 

När projektet är slut och ska slutredovisas skickas slutrapport in i stället för lägesrapport. Slutrapporten liknar till stor del lägesrapporten med skillnaden att där ska hela projektets genomförande och utfall summeras. 

Mall för slutrapport

Kostnadssammanställning (CVS-fil) 

CSV-filen hämtas från projektets huvudbok och innehåller uppgifter om projektets kostnader sorterat på kostnadsslag. Nedan finner du en instruktionsvideo för hur du skapar en CVS-fil:

Instruktionsvideo skapa en CSV-fil 

Projektspecifik resultatrapport 

 
Resultatrapporten ska innehålla en sammanställning av de kostnader projektet haft under den tidsperiod ansökan gäller. Se exempelbild nedan för hur det kan se ut:

Resultatrapport exempel.pdf

Projektspecifik huvudbok  

Den projektspecifika huvudboken ska innehålla en sammanställning av alla ekonomiska transaktioner och den bokföring som är specifika för projektet. Se exempelbild nedan för hur det kan se ut:

Huvudbok exempel.pdf 

Intyg/tidsredovisning personal 

Arbetstiden för den personal som arbetar inom projektet ska redovisas. En eller båda bilagor ska fyllas i beroende på om projektet har hel-eller deltidsanställda och/eller timanställda.

1. För hel-och deltidsanställda ska intyg skickas in: 

Personal som arbetar en bestämd procentandel i det aktuella projektet behöver inte göra någon tidredovisning. Istället ska ett underskrivet intyg lämnas in. 

OBS! I kolumnen "faktisk månadslön" ska du utgå från den faktiska lön som framgår av lönespecifikation (d.v.s. inkl. semesterlön och semesterersättning men minus sjukdom och annan ej betald frånvaro).  

Intyg för projektpersonal med fast tjänstgöringsgrad

2. För timanställda ska tidsredovisning skickas in: 

Personal som arbetar varierade antal timmar i projektet ska istället tidsredovisas. Tidredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid vilket innebär att du även måste redovisa tid i ordinarie verksamhet och/eller annat projekt.  

• Timlönen beräknas enligt följande: (månadslön x 12) / årsarbetstid 1720 timmar. (ESF+ har egna enhetskostnader för personal) 
• Årsarbetstiden är en EU-gemensam norm på 1720 timmar exklusive semester och helgdagar, oavsett skillnader som kan förekomma mellan olika arbetsgivare.  
• Observera att all semester, sjukdom och annan frånvaro ska redovisas på ordinarie verksamhet. 

Tidsredovisning för projektpersonal med icke fast tjänstgöring  

Sammanställning av bidrag i annat än pengar 

Ifall projektet fått bidrag i annat än pengar ska det redovisas i en sammanställning. Vanligast är arbetstid inom projektet men även annat kan förekomma.  

Mallen sammanställning av bidrag i annat än pengar  

Signeringsunderlag och eventuell fullmakt

Signeringsunderlag visar att behörig person godkänt att ansökan skickas in. Om personen som signerar ej är firmatecknare behöver även fullmakt skickas in. 

Du skapar enklast ett signeringsunderlag digitalt direkt i Min ansökan. Vill du istället göra det manuellt kan du använda vår mall:

Mall signeringsunderlag

Lönespecifikation för egen personal 

Behöver endast skickas in vid första ansökan och vid eventuella löneförändringar under projektperioden.

 Stödberättigande kostnader: 

• Har uppkommit för att genomföra projektet och är skäliga.  
• Har uppkommit och betalts under den projektperiod som är fastställd i beslut om stöd.  
• Är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser.  
• Uppfyller de villkor som anges i beslutet om stöd.  
• Kan styrkas genom fakturakopior med kompletta specifikationer (ex. program, deltagarlistor, avtal), bokföringsunderlag etc.

Icke- stödberättigade kostnader: 

• Finansiella kostnader som till exempel transaktionsavgifter, växlingsavgifter och räntekostnader. 
• Påminnelseavgifter, böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader. 
• Kostnader för underleverantörskontrakt, om  

1. anlitandet av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra något motsvarande värde. 
2. utgiften för underleverantören beräknats med en procentuell andel av totalkostnaden för projektet. 

• Gåvor är stödberättigande upp till 450 kr/gåva endast om de hör samman med marknadsföring, reklam etc. 

 Följande kostnadsslag kan användas vid redovisning av projektets kostnader: 

1. Personal 

• De bokförda lönekostnaderna samt tillhörande lönebikostnader ska gemensamt redovisas under personal i CSV-fil. Kostnaderna ska ha uppstått genom arbete i projektet samt vara bokförda.  
• Projektpersonalens traktamente och resekostnader ska redovisas under kostnadsslag 3. Resor och logi. 

 2. Externa tjänster 

• Gäller till exempel inköp av konsultarbete.  
• OBS! Konsultkostnader för konferens samt resor och logi redovisas här istället för under 3. Resor och logi där den ordinarie projektpersonalens motsvarande kostnader redovisas.

 3. Resor och logi 

Kostnader för resor och logi kan bestå av:

• Resor: biljetter, bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar 
• Deltagaravgifter i seminarier och konferenser 
• Logi  
• Visum  
• Traktamenten  

OBS! Endast de projektanställdas resor ska redovisas här. Kostnader för eventuella konsultresor redovisas under 2. Externa tjänster. 

 4. Investeringar, materiel och lokaler

• Investeringar: Kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. OBS! Alla investeringar som belastar projektet ska vara budgeterade och godkända i beslutet om medfinansiering. 
• Materiel: Kostnader för inköp av utrustning som specifikt behövs för projektet så som t.ex. laboratoriekemikalier.  
• Lokaler: T.ex. lokaler för seminarier, labb, inkubatorer eller testbäddverksamhet. OBS! Detta gäller endast externa (tillfälliga) lokaler. Kostnad för projektpersonalens kontor bokförs och redovisas under 6. Kontor och administration alternativt räknas in i schablonen under 5. Schablonkostnader. 

5. Schablonkostnader (alternativt 6. Kontor och administration) 

Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader inklusive lönebikostnader kan indirekta kostnader (OH) omvandlas till en klumpsumma i form av en schablon för att underlätta redovisning.

Med indirekta kostnader avses till exempel kontorslokaler för egen eller inhyrd personal som arbetar i projektet, IT-system, sjuk- och hälsovård för projektpersonal och kontorsservice med mera.

Schablonerna räknas som 20 % (för Universitet och högskola) eller 15 % (för övriga).   

Såhär räknar du ut schablonen: 

Lönekostnad (kr) + Lönebikostnader (kr) = totala personalkostnader (kr) * schablon (15 eller 20 %). Schablonen behöver inte vara bokförd utan godkänns när den är korrekt uträknad och upptagen i ansökan om utbetalning. 

OBS! Om du inte använder schablon för OH-kostnader måste istället de indirekta kostnaderna (OH) specificeras under 6. Kontor och administration. 

6. Kontor och administration (alternativt 5. Schablonkostnader (OH) = Indirekta kostnader)

Om du inte använder 5. Schablonkostnader för OH-kostnader måste istället du istället specificera de indirekta kostnaderna (OH) här. Läs mer om indirekta kostnader under punkt 5.  

7. Projektintäkter

Kan till exempel utgöras av deltagaravgifter, biljetter, vidarefakturerade kostnader och uthyrning eller andra intäkter till projektet.

8. Offentligt bidrag i annat än pengar

Avser extern offentlig aktör (ej sökande eller samverkanspart) som bidrar till projektet med direktfinansiering i annat än pengar. Exempel är varor, tillgång till maskinpark, arbetstid (409 kr/tim), mark/fastigheter, bygg- och anläggningsarbeten. 

9. Privat bidrag i annat än pengar

Avser extern offentlig aktör (ej sökande eller samverkanspart) som bidrar till projektet med direktfinansiering i annat än pengar. Exempel är varor, tillgång till maskinpark, arbetstid (409 kr/tim), mark/fastigheter, bygg- och anläggningsarbeten.