Samordning gav budget i balans

För bara ett par år sedan hade Cancercentrum en personalbudget i obalans med bland annat ett antal tjänster som inte var finansierade. Men genom att arbeta både smartare och effektivare, samtidigt som alla vakanser utvärderades innan de tillsattes eller inte, kunde man vända trenden. "Resultatet blev att vi under det andra halvåret 2019 hade personalkostnader i balans", säger Jakob Claesson, controller vid Cancercentrum.

Cancercentrum läkemedelsrum
Anna Holmgren Klintbo, Helen Henriksson och Monalisa Strömberg har alla varit del i Cancercentrums ekonomiska resa. Foto: Jan Alfredsson

Situationen vid Cancercentrum skiljde sig nog inte mycket från många andra enheter inom Region Västerbotten. Personalens behov när det gäller arbetsmiljö och patienternas när det gäller vård, hade gjort att ekonomin inte var i balans. Samtidigt ökade också läkemedelskostnaderna, vilket komplicerade det hela än mer.

– Trots att vi sedan 2010 nästan halverat antalet vårdplatser så har det inte blivit färre cancerpatienter, tvärtom. Plus att patienterna i de flesta fall också behöver mer vård, säger Elisabeth O Karlsson, verksamhetschef vid Cancercentrum.

Akuta åtgärder

Detta gjorde att trycket på klinikens medarbetare ökade och under hösten 2017 inrättades nya uppdrag både som teamsjuksköterskor och teamundersköterskor för att bland annat ge stöd till nyanställd personal.

– Vi hade höga sjukskrivningstal och att inrätta de nya befattningarna var en akut åtgärd. Men det gjorde också att vi drog över vår personalbudget, berättar Elisabeth O Karlsson.

Ungefär samtidigt skapades också en ny bedömningsenhet för att skapa ett bättre patientflöde.

– Inget av detta var egentligen finansierat och när vi ett drygt år senare gjorde en utvärdering insåg vi att våra personalkostnader inte var i fas med budgeten. Men också att vi behövde båda dessa funktioner, de var helt enkelt för viktiga för att göra sig av med, förklarar Elisabeth O Karlsson.

Samordning gav balans

Frågan var akut och Cancercentrum behövde komma till rätta med det allt större budgetunderskottet inom personalkostnader.

– Ledningsgruppen gjorde ett föredömligt arbete med att identifiera åtgärder för att komma till rätta med problematiken. Bland annat beslutades att vakanshålla ett par chefstjänster vid naturliga avgångar, säger Jakob Claesson.

Dessutom såg man över samordningsvinster och förändrade vårdplatsbemanningen, så att personalen bättre kunde täcka upp för varandra. Detta samordningsarbete fortsätter och nu är det aktuellt att slå samman två kök till ett.

– Genom att samordna både tjänster och funktioner och utan att säga upp någon, fick vi balans i personalbudgeten, säger Elisabeth O Karlsson.

Samordna förråd

På kliniknivå gjorde man också hela tiden sitt bästa för att se över och hitta ekonomiska hål, som man själv kunde göra något åt.

– Vi försöker nu samordna våra förråd så att vi till exempel inte har tre olika kartonger med utgånget material som behöver slängas, säger biträdande avdelningschef Helen Henriksson.

Nödvändig delaktighet

Förändring kräver dock information och delaktighet, något som Elisabeth O Karlsson tycker är lika nödvändigt som svårt.

– I våra förändringsprojekt har det funnits beslut som varit svåra att förmedla, säger hon. Men vi har informerat medarbetarna vid olika möten samtidigt som de har fått möjlighet att ställa frågor.

– Och trots att vår samverkansgrupp fungerar väldigt bra, är det ofrånkomligt att någon av klinikens 400 medarbetare inte nåtts av information och känner sig delaktig.

Öppet klimat

Vid allt förändringsarbete spelar en bra sammanhållning, där alla jobbar för patientens bästa, en stor roll, menar Helen Henriksson.

– Förändringar kan vara skrämmande och att ha ett bra och öppet klimat på arbetsplatsen är betydelsefullt. Det är naturligtvis så att inte alla alltid tycker om fattade beslut, men ett bra klimat är en viktig grund.

Organiserade i team

Och nästan av bara farten fortsätter Cancercentrum att förändra och effektivisera, allt större vårdbehov kräver andra sätt att arbeta. Inte sällan med en förbättrad ekonomi som resultat.

– Till exempel håller vi på med ett projekt med distansvård där benmärgstransplanterade patienter kan vara hemma istället för på kliniken, berättar Elisabeth O Karlsson.

Kliniken har också placerat specialister inom palliativ medicin på avdelningarna för att ge stöd i vården av svårt sjuka, när till exempel en behandling ska avslutas.

– Ett annat exempel är att en sjuksköterska fått ansvar för läkemedelshanteringen, något som betalt sig flera gånger om, säger Jakob Claesson.

– Tack vare att vi till stor del är organiserade i team har vi inte så mycket hierarkier. Det betyder att en sjuksköterska har ett självklart mandat att bestämma över läkemedelshanteringen, säger Elisabeth O Karlsson.

Också ute på avdelningarna försöker man se till att läkemedelskostnaderna hålls nere.

– Istället för att för att ge dyra antibiotika för flera tusen kronor på morgonen innan ronden, så avvaktar vi till efter ronden om det skulle visa sig att patienten inte behöver det, säger Helen Henriksson.

Budgetarbete i detalj

Historiskt sett har det ofta varit problem med att koppla budget mot ett förändrat uppdrag.

– När till exempel vårdplatser försvunnit eller uppdrag tillkommit så har det inte funnits någon självklar koppling till dess påverkan på budgeten, säger Jakob Claesson, som hoppas på att produktions- och kapacitetsstyrning, PKS, i framtiden ska underlätta och tydliggöra budget- och uppföljningsarbetet.

– Med PKS tittar vi i detalj på flöden och processer och vilka resurser som behövs.

Men trots att personalbudgeten sedan ett drygt halvår tillbaka befinner sig i balans, är det inte läge att varken slappna av eller luta sig tillbaka.

– Det är ett ständigt arbete för Cancercentrums alla chefer att se över och stämma av både närvaro och frånvaro, säger Jakob Claesson.

Arbetsmiljö och ekonomi

Just sjukfrånvaro är kostsamt och ekonomi hör intimt ihop med arbetsmiljö, menar Elisabeth O Karlsson och Jakob Claesson. De berättar att man den sista tiden jobbat mycket med löpande jourkomputtag, där läkare tar ut ledighet istället för pengar.

– Det är bättre för individen och bättre för klinikens ekonomi, eftersom detta tidigare genererade ett underskott mot budget på cirka en miljon kronor, förklarar Jakob Claesson.

– Ja, dålig arbetsmiljö kostar pengar och det går inte att se ekonomin som en enskild faktor. En bra arbetsmiljö är en förutsättning för att ha en ekonomi i balans, säger Elisabeth O Karlsson.

Tillbaka till nyhetslistan