Ansök om projektmedel

Ska du genomföra ett projekt i Västerbotten och vill söka medfinansiering? Följ då guiden nedan inför att du planerar ditt projekt och skickar in din ansökan:

1. Läs på: Ta en titt i Agenda för hållbar regional finansiering (se särskilt s.18-21), Region Västerbottens styrdokument för regional finansiering, som ger dig viktig information du behöver veta inför ansökan. Du hittar även en del av infon längre ner på sidan under Vanliga frågor och svar. 

Agenda hållbar regional finansiering-Västerbotten.pdf

2. Presentera din idé: Fyll i vår projektidémall där du i tidigt skede av planeringen presenterar din projektidé.

Projektidémall

3. Kontakta oss! Vi bokar in ett möte där vi diskuterar och stödjer dig med tips kring din projektidé och vad som är bra att tänka på inför ansökan. Detta bör alltid göras innan ansökan skickas in! 

4. Planera ditt projekt: Ta hjälp av våra stöd för att planera och hållbarhetsintegrera ditt projekt:

Metodstöd

Hållbarhetsmatrisen

5. Förbered bilagor: Läs om vilka bilagor som krävs vid ansökan och hitta mallar för dem längre ner på sidan under 'Vilka bilagor ska jag bifoga?'

6. Fyll i din ansökan i 'Min ansökan'. Använd gärna vår guide med exempel på frågor vid ansökan om projektstöd för att få tydliga beskrivningar om hur du ska fylla i ansökan. Kom ihåg att en ansökan med tydlig projektlogik, god hållbarhetsintegrering och som på ett eller flera sätt bidrar till de prioritetshöjande aspekterna minskar behovet av komplettering och stärker din ansökan.

Guide fylla i ansökan om projektmedel

Du hittar krav, villkor och prioritetshöjande aspekter längre ner på sidan under Vanliga frågor och svar.

7. Kontrollera: Se över att du fyllt i alla obligatoriska uppgifter och bilagor i ansökan.  

8. Skicka in ansökan. Ansökan görs digitalt i Min ansökan och du hittar länkarna direkt till ansökningsblanketterna på sidan "Utlysningar".

Alla styrdokument och mallar liksom allt stödmaterial som nämns ovan hittar du även samlat under fliken Mallar och dokument.

Projektmedel kan sökas av juridiska personer. Exempel är organisationer, kommuner, föreningar, företag, myndigheter och universitet.

För information om direkta stöd till företag, se information om företagsstöd. 

När du kan skicka in din ansökan varierar beroende på hur stor din ansökan är (i kr) och huruvida du även planerar att söka medfinansiering från något EU-program. Detta avgör om du ska ansöka inom någon av våra "Tidsbegränsade utlysningar" eller inom vår "Mindre projekt-utlysning".

Klicka på rutan "Utlysningar" längst ner på sidan för att läsa mer om utlysningarna. 

Ansökan om projektstöd görs via e-tjänsten Min ansökan. Följ gärna vår rekommenderade ansökningsguide högre upp på denna sida för att förbereda din ansökan.

Min ansökan 

Du hittar mer info samt direktlänkar till ansökan för de olika utlysningarna under "Utlysningar" längst ner på sidan.

OBS! Kom ihåg att alltid ta kontakt med oss innan du skickar in din ansökan!

Här nedan hittar du de krav och prioritetshöjande aspekter för Region Västerbottens regionala projektmedel som du som vill ansöka om medfinansiering för ett utvecklingsprojekt behöver känna till.  

Krav

För att ditt projekt ska ha möjlighet att få medfinansiering från Region Västerbotten ska det: 

• Bidra till RUS: Bidra till genomförande av hållbar regional utveckling enligt en eller flera delprioriteringar i Västerbottens regionala utvecklingsstrategi (RUS). (Läs mer om RUS:en under fliken "Vilka styrdokument reglerar den regionala finansieringen?" längre ner på sidan)

• Vara hållbarhetsintegrerat: Samtliga hållbarhetsaspekter ska integreras i ansökan. Med detta avses att jämställdhet och mångfald inklusive integration (social hållbarhet) samt miljö och klimat (ekologisk hållbarhet) ska integreras i projektets planering, genomförande och uppföljning liksom det även ska framgå hur projektet ska säkerställa god ekonomisk hushållning samt bästa möjliga resultat med tillgängliga resurser (ekonomisk hållbarhet).  

• Ha en tydlig projektlogik: I projektbeskrivningen bör det framgå tydligt vilka specifika problem som ska åtgärdas, vilka mål som ska uppnås och vilka åtgärder samt resurser som ska användas för att uppnå dem.  

• Vara avgränsad från ordinarie verksamhet: Det innebär att projektet ska ha specifika mål, en begränsad tidsram, särskilda resurser och aktiviteter samt anpassade regler och ledning som skiljer sig från den löpande verksamheten.  

Därutöver gäller även följande regler: 

• Bara en juridisk person kan ansöka om projektmedel. Exempel är organisationer, kommuner, föreningar, företag, myndigheter och universitet. För information om direkta stöd till företag, se information om företagsstöd. 

• Projektet kan få stöd för maximalt 50 % av kostnaderna och stödet ska även vara rimligt i förhållande till projektägarens egna och andra finansiärers insatser. I undantagsfall kan projekt få stöd upp till 60% av utgifterna om det även har medfinansing från Europeiska regionala utvecklingsfonden eller Europeiska socialfonden+, se Förordningen (2022:1379) om förvaltning av program för vissa EU-fonder. 

• Det stöd som ges till projekt får inte utgöra statsstöd enligt artikel 107 i fördraget om EU:s funktionssätt. Läs mer om statsstöd på Upphandlingsmyndighetens hemsida: 

Upphandlingsmyndigheten

• Du behöver även vara beredd att lämna in de uppgifter och den utredning i övrigt som Region Västerbotten begär.  

Prioritetshöjande aspekter

Prioritering bland projekt görs baserat på hur bra de bedöms bidra till följande prioritetshöjande aspekter: 

• Sammanhållen region: Här avses insatser som kommer aktörer i flera kommuner i länet till gagn, där samverkan inom och utanför länet är centralt, som har förankring i regionala sakområdesstrategier och handlingsplaner liksom hos sökandes organisation, medverkande aktörer och målgrupp samt där projektets regionala mervärde är i balans med andelen regional finansiering. 

• Hållbar regional tillväxt: Här avses insatser som direkt ökar länets förutsättningar för hållbar regional tillväxt. 

• Positiva hållbarhetseffekter: Här avses insatser som i huvudsak syftar till att hantera regionala hållbarhetsutmaningar inom social och ekologisk hållbarhet samt som tydligt kopplar till RUS inriktningar Jämlik och jämställd inkludering och/eller Föregångare i omställning. 

OBS! Du hittar en fullständig beskrivning av samtliga krav och prioritetshöjande aspekter för projekt i Agenda för hållbar regional finansiering. 

Här nedan hittar du de styrdokument som reglerar fördelningen och förvaltningen av regionala projektmedel i Region Västerbotten.

Styrdokument

Agenda hållbar regional finansiering-Västerbotten.pdf

Prioritering av inkomna projekt görs utifrån Agenda för hållbar regional finansiering 2030 som anger Västerbottens styrning av den regionala finansieringen för att investera i hållbar regional utveckling i länet. Här anges samtliga krav och prioritetshöjande aspekter för projektansökningar (se s.19). Du finner dem även i förenklad version under "Vilka krav och villkor behöver jag känna till?" högre upp på denna sida. 

Regional utvecklingsstrategi för Västerbotten 2020-2030

Endast projekt som bidrar till den Regionala Utvecklingsstrategin (RUS:en) kan få stöd. I strategin finns sex prioriteringar som visar vilka områden som behöver förändras för att Västerbotten ska bli en levande och cirkulär plats. Projekt som tilldelas regionala projektmedel ska bidra till en eller flera av dessa prioriterade områden. (Se översikt över prioriteringar på s.17). 

Förordning (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala utvecklingspolitiken

Beslut om stöd tas i enlighet med statligt antagna regler om projektverksamhet inom den regionala utvecklingspolitiken som anges i denna förordning.

Allmänna villkor för stöd till projekt

I allmänna villkor summeras alla villkor för projekt som beviljats stöd från Region Västerbotten. Läs med fördel igenom dessa även innan ansökan för att förbereda dig om vad som gäller ifall ditt projekt beviljas projektmedel. 

Följande tre bilagor behöver du skicka med vid ansökan: 

1. Specificerad budget:

Budget med en tydlig översikt över alla kostnader, inklusive: 

• Personal: Kostnader för personal inklusive löner + lönebikostnader för de roller som behövs för projektet såsom exempelvis projektledare, tekniker, och/eller administrativ personal. 
• Externa tjänster: Kostnader för konsulttjänster (inklusive timkostnader och timantal). 
• Resor och logi: Kostnader för resor och logi inom projektet (inklusive information om destination, antal resor och en ungefärlig kostnadsuppskattning). 
• Investeringar och lokaler: Inkluderar utgifter för fysiska tillgångar liksom kostnader för externa lokaler eller utrustning som behövs för möten och andra aktiviteter som genomförs inom projektet. 
• Schablonkostnader: Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader inklusive lönebikostnader godkänns indirekta kostnader (OH) i form av schabloner. Dessa räknas om 20 % (för Universitet och högskola) eller 15 % (för övriga).

Mall specificerad budget 

Bra att känna till:

• Såhär räknar du ut schablonen: Lönekostnad (kr) + Lönebikostnader (kr) = totala personalkostnader (kr) * schablon (15 eller 20 %). Schablonen behöver inte vara bokförd utan godkänns när den är korrekt uträknad och upptagen i Ansökan om utbetalning.

• Vid medfinansiering från EU-program: Om du även söker medfinansiering från något EU-program ska du istället ladda upp samma detaljerad budget som har eller kommer skickas in vid ansökan till programmet. Skulle den budgeten vara i Euro ska du däremot omvandla den del som rör svenska parter till svenska kronor.

• Registrera alla medfinansiärer: Oavsett vem eller vilka du söker eventuell medfinansiering från ska du i ansökan även registrera medfinansiärer och sökt belopp för respektive finansiär. OBS! Det belopp som söks av Region Västerbotten i denna ansökan ska ej fyllas i under fliken för medfinansiering i systemet utan räknas ut automatiskt utifrån vid korrekt ifylld ansökan. 

2. Signeringsunderlag

Signeringsunderlaget visar att behörig person godkänt att ansökan skickas in. Om personen som signerar ej är firmatecknare för organisationen behöver även fullmakt skickas in.  

Du skapar enklast ett signeringsunderlag digitalt direkt i Min ansökan. Vill du istället göra det manuellt kan du använda vår mall:

Mall signeringsunderlag

Kom ihåg att signeringsunderlag först kan skapas efter att ansökan skickats in. Ansökan ska därmed kompletteras med denna bilaga snarast möjligt därefter. 

3. Riskanalys

Genom en riskanalys kan du identifiera och bedöma möjliga risker i ditt projekt. På så sätt kan du förbereda dig bättre för eventuella situationer som kan uppstå och förbättra dina möjligheter att minska deras påverkan.

• Fyll i och skicka med vår mall i ansökan.

Mall riskanalys 

• Här finner du goda råd att tänka på vid upprättande av riskanalys för projekt:

Att tänka på vid riskanalys inom projekt 

 Följande kostnadsslag för utgifter och intäkter kan användas när du sätter ihop projektets budget: 

1. Personal 

• Lönekostnader samt tillhörande lönebikostnader ska gemensamt presenteras under kostnadsslaget "personal".
• Projektpersonalens traktamente och resekostnader ska räknas in under kostnadsslag 3. Resor och logi. 

 2. Externa tjänster 

• Gäller till exempel inköp av konsultarbete.  
• OBS! Konsultkostnader för konferens samt resor och logi ska räknas in här istället för under 3. Resor och logi där den ordinarie projektpersonalens motsvarande kostnader redovisas.

 3. Resor och logi 

Kostnader för resor och logi kan bestå av:

• Resor: biljetter, bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar 
• Deltagaravgifter i seminarier och konferenser 
• Logi  
• Visum  
• Traktamenten  

OBS! Endast de projektanställdas resor ska räknas in här. Kostnader för eventuella konsultresor ska räknas in under 2. Externa tjänster. 

 4. Investeringar, materiel och lokaler

• Investeringar: Kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. OBS! Alla investeringar som belastar projektet ska budgeteras och behöver godkännas i beslutet om medfinansiering. 
• Materiel: Kostnader för inköp av utrustning som specifikt behövs för projektet så som t.ex. laboratoriekemikalier.  
• Lokaler: T.ex. lokaler för seminarier, labb, inkubatorer eller testbäddverksamhet. OBS! Detta gäller endast externa (tillfälliga) lokaler. Kostnad för projektpersonalens kontor räknas med under 6. Kontor och administration alternativt räknas in i schablonen under 5. Schablonkostnader. 

5. Schablonkostnader (alternativt 6. Kontor och administration) 

Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader inklusive lönebikostnader kan indirekta kostnader (OH) omvandlas till en klumpsumma i form av en schablon för att underlätta redovisning.

Med indirekta kostnader avses till exempel kontorslokaler för egen eller inhyrd personal som arbetar i projektet, IT-system, sjuk- och hälsovård för projektpersonal och kontorsservice med mera.

Schablonerna räknas som 20 % (för Universitet och högskola) eller 15 % (för övriga).   

Såhär räknar du ut schablonen: 

Lönekostnad (kr) + Lönebikostnader (kr) = totala personalkostnader (kr) * schablon (15 eller 20 %). Schablonen behöver inte vara bokförd utan godkänns när den är korrekt uträknad och upptagen i ansökan om utbetalning. 

OBS! Om du inte använder schablon för OH-kostnader måste istället de indirekta kostnaderna (OH) specificeras under 6. Kontor och administration. 

6. Kontor och administration (alternativt 5. Schablonkostnader (OH) = Indirekta kostnader)

Om du inte använder 5. Schablonkostnader för OH-kostnader måste istället du istället specificera de indirekta kostnaderna (OH) här. Läs mer om indirekta kostnader under punkt 5.  

7. Projektintäkter

Kan till exempel utgöras av deltagaravgifter, biljetter, vidarefakturerade kostnader och uthyrning eller andra intäkter till projektet.

8. Offentligt bidrag i annat än pengar

Avser extern offentlig aktör (ej sökande eller samverkanspart) som bidrar till projektet med direktfinansiering i annat än pengar. Exempel är varor, tillgång till maskinpark, arbetstid (409 kr/tim), mark/fastigheter, bygg- och anläggningsarbeten. 

9. Privat bidrag i annat än pengar

Avser extern offentlig aktör (ej sökande eller samverkanspart) som bidrar till projektet med direktfinansiering i annat än pengar. Exempel är varor, tillgång till maskinpark, arbetstid (409 kr/tim), mark/fastigheter, bygg- och anläggningsarbeten. 

Beslut om projekt fattas i enlighet med styrdokumenten för regionala projektmedel och de krav samt prioritetshöjande aspekter som anges i dessa. Läs mer om det under rubriken Vilka regler och krav behöver jag känna till? 

Vem som fattar beslut om projektet beror på projektets storlek i enlighet med fastställd delegationsordning: 

För beslut om stöd gäller: 

• Projekt upp till 800 000 kr: Beslut fattas av verksamhetschef. 
• Projekt mellan 800 000 – 1 200 000 kr: Beslut fattas av regionala utvecklingsdirektören. 
• Projekt över 1 200 000 kr: Beslut fattas av Regionala utvecklingsnämnden (RUN). 

OBS! Undantag gäller för ansökningar från Region Västerbotten.

Alla Region Västerbottens ansökningar, oavsett storlek, beslutas av Regional utvecklingsnämnden (RUN).

När du får besked om beslut kring din ansökan varierar beroende på bland annat hur mycket medfinansiering du söker och inom vilken utlysning du skickat in din ansökan. Läs mer nedan: 

1. Ansökningar som skickats in under en tidsbegränsad utlysning 

Om din ansökan skickats in inom en av våra tidsbegränsade utlysningar bereds samtliga ärenden oavsett storlek samtidigt och därför lämnas besked inom kort efter regionala utvecklingsnämndens sammanträde i anslutning till utlysningen.

Se datum för när beslut inom aktuell/kommande tidsbegränsade utlysning tas i nämnden under När kan jag ansöka? högre upp på sidan. Där hittar du även information om inom vilken utlysning du kan skicka in din ansökan.

2. Ansökningar som skickats in under övrig tid (“Mindre projekt”-utlysningen)

Om din ansökan skickats in under övrig tid, det vill säga inom "Mindre projekt-utlysningen" kan du räkna med en beredningstid på minst sex veckor om ansökan är komplett. Om ansökan inte är komplett kan beredningstiden dessutom bli längre. Handläggningstiderna kan även påverkas av helger och semestertider.

Kontakta ansvarig strateg om du vill veta status för beredningen av ditt projektärende. 

OBS! Undantag gäller för ansökningar från Region Västerbotten.

Eftersom alla Region Västerbottens ansökningar beslutas av regional utvecklingsnämnd lämnas besked om dessa ansökningar efter regionala utvecklingsnämndens sammanträde i anslutning till inskickad ansökan. För att ärendet ska hinna behandlas vid nästa sammanträde måste det vara komplett och inkomma senast sex veckor innan mötet.