NYHETER 2020-09-21

I sommar har en digital assistent, ett program, gett 150–200 medarbetare i Region Västerbotten de behörigheter de behöver för att kunna jobba i olika it-system. Den har plockat ihop personnummer, namn och andra uppgifter i flera olika system och lämnat ett kvitto till beställare när uppdraget är utfört. Ett monotont och tidskrävande jobb som brukar göras manuellt.

– Det här är ett första steg i projektet intelligent automation för att lyfta bort administrativa uppgifter från verksamheterna och istället låta en maskin göra jobbet, säger Nils Forsell, digitaliseringsspecialist på it.

Projektet som drivs inom verksamhetsområdet digitalisering och medicinsk teknik skapar stort värde för verksamheten.

En effektiv assistent

En digital assistent gör uppgiften tio gånger snabbare än en människa och behöver inga raster och ingen fritid. Den jobbar på dygnet runt årets alla dagar och bryr sig inte om hur tråkiga och monotona arbetsuppgifter den har. Kvaliteten blir jämn och hög eftersom den digitala assistenten alltid gör exakt det den blivit tillsagd att göra. Den är aldrig ovan, distraherad eller trött och klagar aldrig över att ett system är krångligt och ologiskt

Att utveckla assistenterna ger låga kostnader samtidigt som det innebär att man inte behöver utveckla gamla it-system för att förenkla för användarna. Med digitala assistenter kan man bara gå runt problem och krångligheter.

– Projektet bygger på behov och idéer från verksamheten. För att det ska funka ska arbetsuppgiften gå att beskriva tydligt och bygga på moment som klicka, skriva in, kopiera och så vidare, säger Erik Vallgren, projektägare från e-hälsa.

Många möjligheter

I projektet har flera robotar utvecklats och ännu fler är på gång. 

Erik Vallgren berättar att den eventuella oro som kan finnas i en arbetsgrupp snabbt försvinner när man börjar jobba med att utveckla digitala assistenter. Det finns inget mystiskt med intelligent automation utan det är samma princip som att installera exempelvis skrivare. Det är ett sätt att slippa monotona och tidskrävande administrativa arbetsuppgifter som exempelvis dokumentation.

– Det vi jobbar med är inte robotar som kan ta över världen, ingen artificiell intelligens, utan program som gör administrativa sysslor så att verksamheten i stället kan ägna sig åt at möta invånare och patienter och göra skillnad för dem vi finns till för. Människor kommer alltid att behövas i Region Västerbotten, säger Nils Forsell.

Projektet har redan fått in ett 70-tal förslag från verksamheten på vilka administrativa sysslor som kan automatiseras. Eftersom utvecklingstiden är kort går det snabbt från idé till att automationen finns på plats. Men alla idéer blir inte digitala assistenter utan passar bättre för annan verksamhetsutveckling.

Utvecklar i dialog

– Vi jobbar hela tiden nära beställaren i dialog, ser över hela arbetsprocessen och testar för att få så bra kvalitet som möjligt, berättar Erik Vallgren.

Med varje digital assistent som skapas byggs ny kunskap om hur tekniken kan användas. Många administrativa moment är desamma och det som en gång utvecklats kan återanvändas. Ju fler bitar som automatiseras desto fler delar kan plockas ihop och återanvända för att automatisera nya administrativa arbetsuppgifter.

– Projektet beräknas spara 3 000 arbetstimmar i år och vi räknar med 20 000 timmar nästa år när vi skalar upp projektet, säger Erik Vallgren.