NYHETER 2020-12-01

Spårbarheten i fokus

Ett nytt IT-system införs nu för att få bättre kontroll över patientprovers väg från att de tas, under transporten och till de packas upp på laboratoriet. Både enskilda prover och de boxar, så kallade Sofiaboxar, som de transporteras i blir spårbara med hjälp av streckkoder som skannas in i systemet. Systemet ökar patientsäkerheten samtidigt som dubbelarbetet minskar.

Rakel Granlöf på Ålidhems hälsocentral skannar in prover som blir spårbara i det nya systemet. Foto: Jan Alfredsson

Vid jul förra året blev ett antal prover förstörda då boxar blev stående hos transportören i flera dagar. Proverna fick tas om vilket kan innebära att tiden till diagnos och eventuell behandling blir längre.

För att minska den risken införs ett IT-system som redan används på Karolinska universitetssjukhuset och i Region Dalarna. I förstudien involverades hälsocentralerna, länets tre sjukhus samt Biobank Norr.

– Systemet började användas i början av oktober och nu ansluter vi allt fler hälsocentraler. Vi beräknar att alla i regionen är anslutna någon gång under de första veckorna i januari, berättar Hans-Evert Fransson, projektledare och extern IT-konsult.

Han efterlyser återkoppling från berörda för att kunna fortsätta att utveckla både system och arbetssätt.

Utbildningar

Innan hälsocentralerna ansluts utbildas personalen i både packningsrutiner och i IT-systemet. En av hälsocentralerna som redan jobbar med systemet är Ålidhem.

­– Vi är inne i en inkörningsperiod och det är nya moment att tänka på. Men vi har redan sett fördelarna med spårbarheten när en låda blev kvarlämnad och labbet larmade om att den inte kommit fram, berättar Rakel Granlöf, undersköterska på Ålidhems hälsocentral.

När alla prover samt alla packboxar skannats in i systemet blir hela vägen från provtagning till laboratoriet spårbar. I systemet syns vilka enskilda prover som är packade i respektive box, hur många boxar som kommer från respektive hälsocentral samt när de förväntas anlända till laboratoriet. När en box inte kommer in i tid larmar systemet.

Nya packningsrutiner

De nya boxarna för temperaturkänsliga prover och en ny standardiserad inredning ökar kvaliteten på proverna.

-– Tidigare packade vi allt i samma box. Nu separeras rumstempererade, kylda och frysta prover och packas i separata Sofiaboxar just innan transporten, som hos oss sker två gånger per dag, säger Rakel Granlöf.

Hon anser att det måste få ta tid att lära sig och komma in i de nya rutinerna då det nu är fler moment att hålla reda på.

– Jag har tagit om prover för att de inte har kunnat analyseras eftersom de inte haft rätt temperatur så det är jättebra med separata boxar så att proverna håller rätt temperatur. Vi har kommit fram till att det är enklast att utse en person varje dag som packar och ser till att proverna kommer iväg, säger Rakel Granlöf.

Spårbarheten i fokus

– Vi har redan åtta hälsocentraler som skickar spårbara prover, sex till börjar i veckan och fler kommer att kopplas på tills alla hälsocentraler använder samma system. Sen ska även alla prover från länssjukhusen registreras på samma sätt, berättar Camilla Selenius, biomedicinsk analytiker med ansvar för provinlämning.

Hon berättar att de tidigare arbetade med listor där sändningarna från de enskilda hälsocentralerna bockades av. Men man kunde aldrig veta hur många boxar som skickats.

– Nu kan vi se exakt vilken box och vilka prover som är borta samt om något prov är tidskritiskt. Vi har redan hunnit slå larm om prover som inte kommit in och lyckats spåra dem i tid, berättar Camilla Selenius.

Hon hoppas att fler utanför regionen involveras och börjar använda systemet. Det skulle vara mycket värdefullt och öka kvaliteten på ännu fler prover om exempelvis de kommunala boendena ansluts.

– Jag har en dröm att alla prover som skickas till laboratoriemedicin från alla provtagningsenheter i de norra regionerna ska bli spårbara. Men jag vet inte hur lång vi kan nå, säger Camilla Selenius. 

Region Västerbotten är först ut i Sverige med en transportbana för Sofiaboxarna. Den är installerad och integrerad med kollihanteringssystemet på gemensam provinlämning i Umeå.

Se film från invigningen i mitten av november.

 

Tillbaka till nyhetslistan