NYHETER 2021-03-23

I december påbörjades arbetet med att utveckla smidigare bokning och enklare dokumentation vid vaccinationen mot covid-19. Redan i början av mars fanns både webbtidbokning och digital dokumentationen på plats, till nytta både för medborgarna och medarbetarna i Region Västerbotten. – Korta beslutstider och snabba justeringar har genomsyrat hela vaccinationsresan, säger Håkan Petterson, samordnare och digitaliseringsarkitekt vid enheten för e-hälsa.

I början av pandemin, när det talades om en vaccination mot covid-19 för stora delar av befolkningen under 2021, inleddes planeringen så smått även i Region Västerbotten.

Nya lösningar

De tidigare årens vaccinationer mot säsongsinfluensa genomfördes till stor del med öppen mottagning där vårdpersonal ofta dokumenterade manuellt.

Men detta var inte möjligt inför vaccinationen mot covid-19, med tanke på smittläget och den enorma mängden vaccinationer. Patientsäkra och, för personalen, enklare lösningar måste till.

Dessutom kom det i slutet av 2020 krav från Folkhälsomyndigheten och Socialstyrelsen på både snabb registrering och betydande dokumentation som den tidigare manuella hanteringen inte kunde leva upp till.

Vinnande koncept

Omedelbart inleddes ett omfattande arbete i Region Västerbotten där tiden mellan idé och genomförande var kort, en nödvändighet när nya lösningar skulle tas fram på bara några månader.

– Att arbeta brett och över organisationsgränserna har varit ett vinnande koncept, säger Ingemar Andersson, objektsspecialist för arbetet med webbtidbokning.

Med veckovisa regelbundna möten jobbade två parallella grupper med att ta fram dels en webbtidbok som gjorde det möjligt för invånarna att enkelt kunna boka tid för vaccination, dels en digital dokumentation som förenklade för personalen.

Styr på ålder

I arbetet med att förenkla bokningen tog man hjälp av de hälsocentraler som under höstens influensavaccination använt sig av webbtidbok, en digital tjänst på 1177 Vårdguiden.

Men detta var något annat och mycket mer omfattande, bland annat eftersom hela befolkningen skulle vaccineras i olika faser, där ålder var en parameter.

– Invånare loggar som vanligt in med mobilt bank-id, men genom att konfigurera bokningen på ålder kunde vi styra vilka som såg lediga tider, berättar digitaliseringsspecialist Elisabeth Hällgren.

Det var dock viktigt att det skulle se likadant ut oavsett var medborgarna loggar in för att boka sin tid, eftersom alla kan välja vilken hälsocentral, sjukstuga eller vaccinationsmottagning som helst vid vaccination.

– Men vi har anpassat lite utifrån önskemål från hälsocentralerna och sjukstugorna, beroende på vilka vaccinationsresurser de har, förklarar Ingemar Andersson.

Formulär som underlättar

Inera, som ägs av Sveriges kommuner och regioner och som står bakom webbtidbokningen via 1177 Vårdguiden, presenterade i januari ett webbaserat formulär som bland annat underlättar prioritetsordningen.

– Vi, liksom många andra regioner, använder oss av Ineras formulär, även om vi till viss del gått lite egna vägar för att hitta det som passar just för oss. Alla som varit med i arbetet har verkligen jobbat hårt för att hitta lösningar, säger Ingemar Andersson.

– Hälsocentralerna och sjukstugorna har vecka efter vecka lagt ett schema för vaccinationerna, de har gjort ett mastodontjobb eftersom det varit sådan osäkerhet med leveranserna, säger Elisabeth Hällgren.

Krävde ny lösning

När det gällde den interna dokumentationen var det lika viktig att få till en lättarbetad lösning.

– Arbetet drog i gång på allvar efter kraven från Folkhälsomyndigheten om att dagligen rapportera in antalet vaccinerade, vilket vaccin de fått och till och med ange det långa serienumret, batchen. Det var information som vi tidigare aldrig fångat, säger Håkan Petterson.

Tanken fanns att köpa in ett helt nytt system, som vissa regioner gjort. Men man beslöt att gå en egen väg.

– Vi ville skapa något som byggde på det som fanns i regionen och som medarbetarna redan kände till, förklarar Håkan Petterson. Vi ville inte heller utbilda medarbetarna i något nytt.

Lösningen var att använda sig av det nuvarande journalsystemet NCS Cross.

– Vi utvecklade den i ett antal delar, bland annat när det gäller registreringen till Folkhälsomyndigheten, säger Håkan Petterson.

Skannrar köptes in

Ganska snabbt i processen identifierades moment i dokumentationen, till exempel de långa batch-numren, där risken att skriva fel var stor.

Med bidrag från både Sveriges kommuner och regioner och Folkhälsomyndigheten kunde man köpa in och introducera skanners i arbetet.

– Nu skannas körkortet på personerna som ska vaccineras, vilken vaccindos det handlar om, batch-numret och hälsodeklarationen.

Parallellt med detta ville man ytterligare förädla arbetet och tanken kom att ta fram en intelligent assistent, en programvara som automatiskt, snabbt och utan uppehåll skriver in mängder av uppgifter.

– De inskannade uppgifterna lagras i en databas och den intelligenta assistenten skriver in dessa i NCS Cross, ett moment som medicinska sekreterare tidigare gjort, förklarar Håkan Petterson.

– Vi kan med detta spara ett par minuter per vaccindos, när det är mer än 200 000 vaccinationer som ska dokumenteras handlar det om många timmar.

Uppskattat samarbete

Än så länge har vaccinationen bland de stora invånargrupperna inte riktigt kommit i gång på grund av leveransproblem. Men när den tiden är här står både webbtidbokningen och den automatiserade dokumentationen redo.

– Då skruvar hälsocentralerna och vaccinationsmottagningarna upp sin verksamhet och vi ändrar samtidigt konfigurationen i webbtidbokningen så att de har möjlighet att ta emot personer från andra åldersgrupper, säger Ingemar Andersson och Elisabeth Hällgren.

Också ute i verksamheten har samarbetet uppskattats.

– Webtidboksgänget har varit smidiga att samarbete med i allt utvecklingsarbete som gjorts. De har varit flexibla och gjort nästan det omöjliga för att tillmötesgå de önskemål och krav vi haft på funktioner i systemen vi riggat inför vaccineringen, säger Sinella Keskiniva, ansvarig för vaccinationsmottagningen i Umeå.

Lärorikt arbete

Även om den nyss framtagna automatiserade dokumentationen inte går att överföra till framtidens journalsystem, man planerar i stället att bygga in det direkt i Visus, har man lärt sig oerhört mycket.

– Kanske har det varit bra att det i början gick lite långsamt, de problem som dykt upp har vi kunnat lösa löpande. Men systemet är byggt för att kunna hantera den stora mängden vaccinationer som kommer, förklarar Håkan Petterson.

– När vi åkt runt för att visa tekniken har vi också sett massor av processer och dokumentation som vi skulle kunna låta en digital assistent läsa in. Vi har öppnat ett fönster för att kunna jobba med den automatiserade tekniken i många av våra gamla system.